コピーして貼り付ける作業が多いと、確認も増えやすくなります

取引先へ提出するために、

使用した物品を一覧にする業務がありました。

使用日、使用者、商品名、規格、ロット、数量などを、

決まったフォーマットに入力し、

最後はPDFにして提出する流れです。

一つひとつの入力は、

それほど難しく見えないかもしれません。

でも実際には、

いくつもの資料を見ながら、

必要な情報を拾い、

決まった場所へ転記していく必要がありました。

元の情報を見る。

必要な項目を探す。

フォーマットの該当欄に入れる。

抜けや間違いがないか確認する。

この作業が、

明細の数だけ繰り返されます。

コピーして貼り付けるだけ。

手で入力するだけ。

そう見える作業でも、

実際にはその前後に確認がついてきます。

商品名を入れたあとに、

規格が合っているか確認する。

数量を入れたあとに、

単位が合っているか確認する。

ロットを入れたあとに、

別資料と合っているか確認する。

つまり、

転記が多い業務では、

転記そのものだけでなく、

転記した後の確認も増えやすくなります。

入力した内容が正しいか。

貼り付ける場所を間違えていないか。

前回と同じルールで処理できているか。

毎回、人が目で見て判断していると、

作業時間も確認時間も増えていきます。

この場合、

単にフォーマットを見やすくしても、

作業はあまり軽くなりません。

重さの原因は表の見た目ではなく、

情報を拾って、移して、確認する流れにあるからです。

そこで大事になるのは、

どこを毎回手で拾っているのかを見ることです。

毎回同じ資料から取っている項目はないか。

同じ条件で転記している項目はないか。

毎回同じ確認をしている場所はないか。

人が判断しなくても決められる項目はないか。

こうした部分を分けていくと、

手作業で残すところと、

ルールに沿って処理できるところが見えてきます。

すべてを自動で終わらせる必要はありません。

ただ、

毎回同じように拾っている情報や、

同じ基準で入れている項目は、

人が一つずつ転記しなくてもよい形にできることがあります。

そうすると、

作業者は全部を手で作るのではなく、

必要なところを確認する役割に変わります。

コピーして貼り付ける作業が多い業務は、

見た目以上に確認が増えやすいです。

入力欄を整えるだけでなく、

どこから情報を取り、

どこへ移し、

どこで確認しているのか。

そこを見ると、

業務を軽くする入口が見つかることがあります。

「毎回、複数の資料から情報を拾っている」

「コピー貼り付けの後に確認が多い」

「同じような明細作成を手作業で繰り返している」

という場合は、

「Excel作業の自動化、まずは整理・診断します」 からご相談ください。

今使っているExcelや作業の流れをもとに、

どこを手作業で残し、

どこを整理できるかを一緒に確認します。