複数ファイルの手集計を見直すだけで、業務はかなり軽くなることがあります

この1週間、

複数ファイルを毎月手で集計している業務について書いてきました。

一つひとつの作業は、

特別難しいものではないこともあります。

ファイルを開く。

必要な項目を確認する。

条件に合うものを拾う。

別の表と見比べる。

テンプレートにまとめる。

最後に合っているか確認する。

こうして並べると、

どれも日々の業務の延長に見えるかもしれません。

でも、この流れを毎月人が手でつないでいると、

業務は少しずつ重くなっていきます。

今回見直した業務でも、

複数ファイルの集計を毎月手で行っており、

残在庫や当月の消費内容を把握するまでに、

かなりの時間と手間がかかっていました。

原因は、

データが無いことではありませんでした。

購入の情報がある。

在庫の情報がある。

消費の情報もある。

ただ、それぞれが別々に存在していて、

見たい形にするまでを、毎月人がつなぎ直していました。

その結果、

時間がかかるだけでなく、

確認の不安や、担当者に負担が集中しやすい状態にもなっていました。

そこで、

必要なファイルを指定の場所に保存し、

集計ボタンを押すだけで、

残在庫と当月の消費内容が確認できる形に整えました。

毎月3時間かかっていた集計が、

実質約1分で見えるようになったことで、

減ったのは作業時間だけではありません。

毎回同じ集約を繰り返す負担。

合っているか確認し続ける不安。

途中で手順を戻る手間。

担当者しか分からない流れになりやすい重さ。

そうしたものも、少しずつ軽くなりました。

業務改善というと、

大きなシステム導入や、

複雑な仕組みづくりを思い浮かべることがあります。

もちろん、それが必要な場面もあります。

ただ、その前に見直せることもあります。

毎月、同じように複数ファイルを開いている。

毎月、同じように手で集約している。

毎月、同じように転記して確認している。

そうした業務は、

見直すだけでもかなり軽くなることがあります。

大事なのは、

「もっと頑張る」ことではなく、

今どこを人がつないでいるのかを見ることだと思います。

人が毎回つないでいる部分が多いほど、

業務は時間も気力も奪いやすくなります。

逆に、

必要なデータを必要な形にまとめる流れが整うと、

大きなシステムでなくても、

業務はかなり扱いやすくなります。

複数ファイルの手集計は、

表面上は回っていても、

静かに現場の負担になっていることがあります。

もし、毎月同じ集計に時間がかかっているなら、

まずはその業務が

「人がつなぐ前提のままになっていないか」

を見直してみるだけでも、改善の入口になるかもしれません。

複数ファイルの手集計を見直すだけで、

業務はかなり軽くなることがあります。

複数ファイルの手集計は、

見直すだけでかなり軽くなることがあります。

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