なぜ私は、いきなり自動化しないのか

業務を効率化したい、

という相談を受けることがあります。

その中で、

よく出てくる言葉があります。

「自動化したい」

「仕組みを入れたい」

気持ちは、とてもよく分かります。

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ただ、実務を見ていると、

少し立ち止まりたくなる場面もあります。

今の状態のまま自動化すると、

何が起きるだろうか、

と考えてしまうからです。

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整理されていないデータ、

前提がそろっていない手順、

人によって解釈が違うルール。

こうしたものは、

自動化すると消えるのではなく、

そのまま拡大されることがあります。

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以前、

Web配信で届くZIPやPDFを扱う業務でも、

同じことを感じました。

便利な仕組みはそろっている。

機能も十分。

でも、

届き方や扱い方が整理されていないと、

どこかで手作業が残り、

結局、負担は減りませんでした。

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そこで私は、

いきなり自動化するのではなく、

順番を分けて考えるようになりました。

まずは、

何が届いているのか。

どういう状態なのか。

それが見えるところまで戻す。

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この段階では、

まだ答えを出しません。

自動化するかどうかも、

システムを入れるかどうかも、

決めないままにします。

判断を先に延ばす、

という選択です。

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不思議なもので、

この「判断をしない時間」を取るだけで、

その後の選択肢が増えることがあります。

何を自動化すべきか、

どこは人がやったほうがいいか。

落ち着いて考えられるようになるからです。

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私は、

システム導入や自動化は、

ゴールではなく、

途中の通過点だと思っています。

先に下地を作り、

必要なところに、

必要な仕組みを入れる。

それだけで、

業務の景色は大きく変わります。

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最近は、

Web配信で届くZIPやPDFについて、

まず「整えるところ」だけを

切り出して考えることが増えました。

全部を一度に解決しなくても、

そこまで戻せるだけで、

現場は少し楽になります。

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こうした前処理の考え方は、

特別なものではありません。

ただ、

忙しい日常の中では、

後回しにされやすいだけだと思っています。

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もし今、

「便利なはずなのに、なぜか楽にならない」

と感じている業務があれば、

一度、立ち止まってみるのも

悪くないかもしれません。