Web配信で届くZIPやPDFは、まず「処理しない」ほうがうまくいく
記事
コラム
昨日、
「システムは、準備が整ってから入れるもの」
という話を書きました。
この考え方は、
Web配信で届くZIPやPDFの業務でも、
そのまま当てはまると感じています。
郵送だったものがFAXになり、
FAXがメールになり、
メールがWeb配信に変わった。
取引先ごとにサイトが違い、
ダウンロード方法も形式もばらばら。
便利になったはずなのに、
実際の現場では、
扱う手間が増えているように見えることがあります。
ZIPで届くもの、
PDFだけのもの、
メール添付のもの。
それらを一つずつ開いて、
確認して、
並べて、
処理していく。
気づくと、
「どう処理するか」を考える前に、
手が動いてしまっている。
以前、社内でも、
Web配信で届く伝票を
その都度ダウンロードして、
個別に対応していた時期がありました。
やっていることは間違っていない。
でも、
全体として見ると、
どこか無理がありました。
そこで一度、
処理の話をやめて、
考え直しました。
まず必要なのは、
効率化でも自動化でもなく、
・何が届いているのか
・どこに散らばっているのか
・同じものが混ざっていないか
を、
落ち着いて確認できる状態ではないか、
という点です。
Web配信のサービス自体は、
どれもよくできています。
ただ、
それをどう使うか、
どのタイミングでまとめるか、
社内の後工程とどうつなぐか。
そこまで含めて考えないと、
便利さは現場に届きません。
実際、
「毎回リンクを開いて処理する運用」と
「一定のタイミングでまとめて扱う運用」では、
その後の作業の重さが大きく変わります。
ただ、
この判断は、
画面を見ただけではできません。
社内でどう処理しているか、
その先で何が起きているか、
そこまで見ないと決められない。
だから私は、
いきなり「どう処理するか」を決めず、
まずは、
ZIPやPDFを
一度、同じ場所に集めて、
中身が把握できる状態に戻す。
そこまでを、
ひとつの区切りとして扱うようにしています。
この段階では、
まだ正解を決めません。
あとで変えてもいい前提で、
判断を先送りにします。
そのほうが、
無理なく次に進めることが多いからです。
Web配信が増えるほど、
入口は複雑になります。
だからこそ、
最初にやることは、
「うまく処理する」ことではなく、
「ちゃんと見える状態に戻す」こと
なのだと思っています。
最近は、
Web配信で届くZIPやPDFについて、
まずこの「整えるところ」だけを
切り出して考えることが増えました。
全部を一度に解決しなくても、
そこまで戻せるだけで、
現場は少し楽になります。
こうしたZIPやPDFの扱いについて、
まず「整った状態に戻す」ところだけを
切り出してお手伝いする形も取っています。
実務で手が止まっている場合は、
どういうことをしているかだけでも
ご覧いただければと思います。
