ZIPやPDFを分けないまま進めると、後工程で詰まる

Web配信で届くZIPやPDFを整理するとき、

まず全部を一か所に集める。

ここまでは、

比較的スムーズに進むことが多いと思います。

問題は、その次です。

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集めたPDFを前にして、

「じゃあ、次はどうするか」

と考え始めたとき。

つい、そのまま

処理を進めてしまうことがあります。

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でも実務では、

この段階で

「分けるか、分けないか」

を考えずに進めてしまうと、

後から違和感が出ることがあります。

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たとえば、

・取引先が混ざったままになっている

・確認の順番と合わない

・Excelへの入力順とずれている

作業自体は進んでいるのに、

どこかで

立ち止まる回数が増えていく。

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以前、

PDFをまとめて集めたあと、

そのまま印刷や確認に進めていたことがありました。

途中までは問題ありません。

ただ、

後工程に進むにつれて、

「これ、どこからの分だっけ」

「順番が合わないな」

という小さな引っかかりが、

少しずつ増えていきました。

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そこで一度、

作業を止めました。

PDFをどう使うかは決めず、

まずは、

・どこから届いたものか

・どういう単位で扱うのが自然か

を、

あらためて見直すことにしました。

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このとき意識したのは、

細かく分けることではありません。

「あとで迷わず扱えるか」

その一点だけです。

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グループ分けは、

正解を決めるためのものではなく、

迷わないための下準備

のようなものだと感じています。

この段階で無理に決めてしまうと、

あとで変えたくなったときに、

かえって手間が増えます。

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だから私は、

PDFを集めたあと、

すぐに処理には進まず、

「どういう単位で見たいか」

「どこで区切れていると楽か」

その感覚だけを頼りに、

いったん分けてみるようにしています。

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この作業は、

自動化や効率化とは少し違います。

でも、

この一手間があるかどうかで、

その後の作業の重さは

かなり変わってきます。

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最近は、

Web配信で届くZIPやPDFについて、

この「分ける前提を整える段階」を、

ひとつの区切りとして考えることが増えました。

全部を一気に決めなくても、

ここまで整理できていれば、

次の判断はずっと楽になります。

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こうした前処理の部分を、

業務改善や自動化とは切り離して、

まず「整えるところ」だけを

切り出して考えています。

実務で手が止まっている場合は、

どういう考え方で整理しているかだけでも、

見ていただければと思います。