Web配信サービスは、機能より「使い方」で差が出る
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郵送だったものが、
FAXになり、
メールになり、
Web配信に変わった。
業務としては、
確実に便利になっています。
ただ、
現場を見ていると、
少し引っかかる場面もあります。
同じWeb配信サービスを使っていても、
人によって、
作業の重さがずいぶん違う。
機能の差というより、
使い方の差のように感じることが多いです。
たとえば、
届いた案内を見て、
その都度アクセスして、
PDFを確認していく。
一つひとつは、
正しい対応です。
でも、それを
毎日・毎月・何十件と繰り返していくと、
どこかで無理が出てきます。
以前、
社内でも、
Web配信の案内メールが届くたびに、
個別に対応していた時期がありました。
作業自体は進みます。
ただ、
全体で見ると、
「処理している時間」よりも、
「行き来している時間」が
増えているように感じました。
そこで、
少し見方を変えました。
Web配信のサービスを、
その都度使うものとして見るのではなく、
まとめて扱う前提で考えてみる。
このときに意識したのは、
効率化という言葉ではなく、
後工程です。
・あとでどこに集まるのか
・どういう順番で確認するのか
・どこまでを一度に扱いたいのか
そこから逆算して、
使い方を考えるようにしました。
Web配信サービスは、
入口を提供してくれます。
ただ、
出口は用意してくれません。
社内でどう処理するか、
どこで区切るかは、
使う側が決める必要があります。
そのためには、
取引先ごとの配信仕様や、
届き方の違いを、
一度きちんと見ておくことが大切です。
画面を操作する前に、
「どういう前提で届いているか」
を理解しておかないと、
運用は安定しません。
このあたりは、
システム導入の話というより、
業務の設計の話だと思っています。
機能を使いこなすことよりも、
どう使うと現場が回るか。
そこを考えるだけで、
同じサービスでも、
見え方が変わってきます。
最近は、
Web配信で届くZIPやPDFについて、
まず「どう扱うか」を決める前に、
一度、まとめて見直すようにしています。
全部をその場で処理しなくても、
全体が把握できていれば、
判断は後からでも間に合います。
こうした前処理や整理の部分を、
業務改善や自動化とは切り離して、
まず「整えるところ」だけを
切り出して考えています。
実務で手が止まっている場合は、
どういう考え方で整理しているかだけでも、
ご覧いただければと思います。
