PDFを集めたあと、なぜ「結合する」設計にしたのか
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コラム
Web配信で届くZIPやPDFを整理するとき、
まず全部を一か所に集める。
ここまでは、
比較的すんなり進むことが多いと思います。
問題は、その次です。
集めたPDFを前にすると、
「じゃあ、このあとどう使うか」
という話になります。
印刷するのか、
確認するのか、
入力に回すのか。
ここで、
そのまま作業を進めてしまうこともあります。
以前、
PDFを集めた状態のまま、
一括で印刷に流したことがありました。
理屈としては、
間違っていません。
でも実際には、
PDFが1件ずつ処理されて、
思った以上に重くなり、
一括で扱うのが難しくなりました。
「全部集めたのに、
なぜ楽にならないんだろう」
そう感じて、
少し立ち止まりました。
原因を考えてみると、
PDFを集めたことと、
PDFを使いやすい形にしたことを、
同じ段階で考えていたことに気づきました。
集めることと、
使うことは、
本来は別の話です。
そこで、
発想を少し変えました。
PDFを個別のまま扱うのではなく、
あとで見る・印刷する単位ごとに、
いったんまとめてしまう。
そうすることで、
その後の作業が
現実的な重さになるのではないか、
と考えました。
この判断は、
効率化の話というより、
現場で耐えられるかどうかの話でした。
理論上できることと、
実務で回ることは、
必ずしも同じではありません。
PDFを結合する、
というと、
少し大げさに聞こえるかもしれません。
でも実際には、
「あとで迷わず扱えるか」
「一括で処理できるか」
その一点を見て決めただけです。
この段階でも、
最終的な使い方は決めていません。
印刷するかもしれないし、
確認で終わるかもしれない。
だからこそ、
あとで変えられる形にしておく。
それが、
結果的に一番楽でした。
Web配信が増えるほど、
PDFの数も、形式も増えていきます。
全部をそのまま扱おうとすると、
どこかで無理が出ます。
だから私は、
集めたあと、
どう扱うと現場が耐えられるか
という視点で、
一度形を整えるようにしています。
最近は、
こうした前処理の部分を、
業務改善や自動化とは切り離して、
まず「整えるところ」だけを
区切って考えることが増えました。
全部を一度に解決しなくても、
そこまで戻せるだけで、
作業はかなり進めやすくなります。
こうしたZIPやPDFの扱いについて、
まず「整った状態に戻す」ところだけを
切り出してお手伝いする形も取っています。
実務で手が止まっている場合は、
どういうことをしているかだけでも、
ご覧いただければと思います。
