ZIPやPDFを前にすると、判断を先に決めすぎてしまう
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コラム
Web配信で届くZIPやPDFを開いたとき、
つい、次のことを考えてしまいます。
「どう処理しようか」
「どう並べたらいいか」
「自動化したほうがいいのか」
でも実務では、
この“早すぎる判断”が、
あとから効いてくることがあります。
ZIPを展開して、
PDFを見て、
すぐに作業に入る。
一見、ちゃんと進んでいるようで、
実はその時点では、
まだ前提がそろっていないことも多い。
たとえば、
・本当に全部そろっているのか
・同じ内容のものが混ざっていないか
・後工程で使う順番と合っているか
こうしたことは、
処理を始めてからでは、
気づきにくくなります。
以前、
ZIPやPDFを受け取ったその流れで、
そのまま印刷や入力に進めていたことがありました。
作業自体は進みます。
でも、途中で
「これ、同じ伝票だな」
「順番が合わないな」
と立ち止まることが増えていきました。
そこで一度、
判断を止めるようにしました。
処理をどうするかは考えず、
まずは、
ZIPやPDFを
一か所に集めて、
中身が把握できる状態にする。
それだけに集中する。
この段階では、
まだ正解を決めません。
印刷するかもしれないし、
確認で終わるかもしれない。
あとでやり方が変わるかもしれない。
だから、
判断は後回しにします。
実務では、
「早く決めること」よりも、
「戻れる状態を作っておくこと」のほうが、
結果的に楽になる場面が多いと感じています。
ZIPやPDFも同じで、
一度、整った状態に戻せていれば、
その後の選択肢が増えます。
最近は、
Web配信で届くZIPやPDFについて、
まずこの「判断をしない段階」を
ひとつの区切りとして扱うことが増えました。
全部をその場で決めなくても、
整理された状態に戻せるだけで、
次の作業はずっと進めやすくなります。
こうした前処理の部分を、
業務改善や自動化とは切り離して、
まず「整えるところ」だけを
切り出して考えるようにしています。
実務で手が止まっている場合は、
どういうことをしているかだけでも、
見ていただければと思います。
