就業規則っていつ作ればいい？従業員1人でも考えたい理由

こんにちは。

社会保険労務士の尾形です。

「就業規則は、従業員が10人以上になってから作ればいい」

そんなイメージをお持ちの経営者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

確かに、法律上、就業規則の作成・届出義務が生じる基準はあります。

しかし、会社のルールを整えることは、従業員が増えてから考えればよいというものでもありません。

今回は、就業規則を作成するタイミングと、従業員が少ない会社でもルールを整えておくメリットについてお話しします。

 ■ 就業規則の作成義務はいつから？

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に、

就業規則の作成と所轄の労働基準監督署への届出を義務付けています。

ここでいう10人以上は、正社員だけの人数ではありません。パートやアルバイトなども含めて判断します。

また、原則として会社全体ではなく、事業場ごとに判断する点にも注意が必要です。

そのため、正社員が数人でも、パートやアルバイトを含めると10人以上になる場合があります。

まずは、自社の従業員数を確認してみましょう。

■ 義務がなくても、就業規則を作成するメリットがあります

常時10人未満の事業場には、労働基準法上の就業規則の作成・届出義務はありません。

では、従業員が少ない会社は、ルールを整えなくてもよいのでしょうか。

私は、従業員が少ない会社でも、必要なルールを整理しておくことは大切だと考えています。

例えば、次のようなことです。

- 始業時刻や終業時刻、休憩時間

- 休日や休暇の取り扱い

- 遅刻や欠勤をした場合の連絡方法

- 退職するときの手続き

- 服務規律や職場で守ってほしいこと

こうした内容が曖昧なままだと、経営者と従業員の間で認識の違いが生じることがあります。

もちろん、すべての会社で、最初から分厚い就業規則を作る必要があるわけではありません。

会社の規模や働き方に応じて、必要なルールから整理していくことが大切です。

 ■ 従業員1人でも、ルールを決めておきたい理由

従業員が1人の会社では、社長と従業員が直接話し合い、その都度対応できることも多いでしょう。

しかし、口頭で決めていることが多いと、時間がたつにつれて、お互いの認識が変わってしまうこともあります。

例えば、休日について「基本的には土日休み」と伝えていても、土曜日に出勤してもらう場合の取り扱いが明確でなければ、行き違いが生じるかもしれません。

また、休暇や欠勤の連絡方法なども、あらかじめ決めておけば、双方が安心して働きやすくなります。

大切なのは、従業員を細かく管理することではなく、**お互いが安心して働くための共通認識を持つこと**です。

 ■ 「先に決めておけばよかった」とならないために

例えば、次のような場面を考えてみましょう。

 ケース1：休暇の取り扱いが曖昧だった

従業員から休暇の申し出があったとき、申請方法や連絡先が決まっていないため、社長と従業員の間で認識が食い違ってしまう。

 ケース2：退職時の手続きが決まっていなかった

退職の申し出を受けたものの、引き継ぎや貸与物の返却などについて、どのように進めるか決まっていなかった。

 ケース3：従業員が増えたら、対応に差が出てしまった

以前は口頭で対応できていたことも、従業員が増えると、一人ひとりに異なる対応をすることが難しくなってしまう。

こうした場面では、あらかじめルールを整理しておくことで、認識の違いを減らせる可能性があります。

ただし、就業規則を作れば、すべてのトラブルを防げるわけではありません。日頃のコミュニケーションや適切な労務管理も大切です。

■ 会社が成長するほど、ルールの整備が難しくなることも

会社が成長し、従業員が増えてくると、勤務形態や雇用区分が多様になることがあります。

正社員だけでなく、パートやアルバイトを雇用するようになれば、それぞれの労働条件や働き方に応じて、確認しておきたいことも増えていきます。

その段階になってから、社内のルールを一から整理するのは大変かもしれません。

だからこそ、会社が小さいうちから、現在の働き方に合ったルールを整理し、必要に応じて見直していくことをおすすめします。

■ まとめ：就業規則は会社を守るためのルールブック

就業規則は、法律上の義務が生じてから作成を考えるだけでなく、会社の実態や今後の成長を見据えて整備することも大切です。

従業員が少ない会社でも、労働条件や職場のルールを明確にすることで、会社と従業員の認識の違いを減らすことにつながります。

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