就業規則は書き換えるだけでは不十分？変更時に確認したい５つのポイント

「今の働き方に合わせて、就業規則を修正したい」

「手当や休暇の制度を見直したい」

「以前作った規則が、そのままになっている」

このようなとき、まず就業規則の文章を直そうと考える方は多いと思います。

しかし、就業規則の変更では、条文を修正することに加えて、従業員への影響や必要な手続きも確認しなければなりません。

今回は、元労働基準監督官の社会保険労務士が、就業規則を見直す際に押さえておきたい５つのポイントを解説します。

１　一つの条文を変えるときも、関連する規定を確認する

例えば、始業時刻を午前９時から午前８時30分へ変更する場合を考えてみましょう。

終業時刻をそのままにすると、所定労働時間が長くなる可能性があります。休憩時間や賃金の計算方法などにも、影響が及ぶかもしれません。

また、就業規則本体とは別に、賃金規程や育児・介護休業規程などを設けている会社もあります。その場合は、別規程との間で内容が食い違っていないかも確認が必要です。

見直しの際には、次のような点を整理しておきましょう。

・どの制度を、何のために変更するのか

・対象となる従業員は誰か

・関連する条文や別規程はないか

・雇用契約書などの記載との整合性は取れているか

・いつから新しい制度を適用するのか

変更する条文だけを見るのではなく、実際の運用まで考えることが大切です。

２　「意見を聴くこと」と「同意を得ること」は異なる

就業規則の変更手続きでは、従業員側への意見聴取が必要です。

意見を聴く相手は、その事業場に従業員の過半数で組織する労働組合があれば、その労働組合です。そのような労働組合がなければ、従業員の過半数を代表する者となります。

ここで混同しやすいのが、意見聴取と同意の違いです。

労働基準法上の意見聴取は、必ず賛成してもらわなければならない、という手続きではありません。反対意見がある場合には、その意見を記載した意見書を添えて届け出ることになります。

ただし、「反対意見があっても届出ができること」と「変更後の労働条件を有効に適用できること」は、別の問題です。

例えば、手当の廃止や退職金の減額など、従業員に不利益となる変更では、労働契約法上の検討が必要になります。

「意見書を用意したから大丈夫」と判断せず、変更による影響も確認しましょう。

３　変更箇所が少なくても、届出が必要になる

「一つの条文を修正しただけなので、届け出なくてもよいのでは？」

このように考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の一部を変更した場合も、原則として労働基準監督署への届出が必要です。

人数は会社全体ではなく、原則として事業場ごとに判断し、パートタイマーやアルバイトも含めて確認します。

届出の際には、基本的に次の書類を準備します。

・就業規則（変更）届

・過半数労働組合または過半数代表者の意見書

・変更内容を確認できる就業規則などの書類

なお、一部の変更であれば、必ずしも毎回、就業規則の全文を提出する必要はありません。

４　届出が済んでも、従業員への周知が必要

就業規則を変更したら、従業員がその内容を確認できるようにする必要があります。

例えば、次のような方法が考えられます。

・各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける

・書面を従業員に交付する

・法令上の要件を満たす形で、社内システムなどから閲覧できるようにする

注意したいのは、管理者しか開けないフォルダに保存したり、担当者の机にしまったままにしたりしても、十分な周知とはいえないことです。

また、制度の見直しを説明する際には、「何が変わるのか」「いつから適用されるのか」「どこで全文を確認できるのか」を伝えると、従業員も理解しやすくなります。

届出の準備と併せて、周知の方法も決めておきましょう。

５　労働基準監督署で受け付けられても、内容が保証されるわけではない

就業規則の届出が受け付けられると、「これで法的にも問題ない」と安心してしまうことがあります。

しかし、届出の受付は、すべての条文の適法性や、変更の有効性を保証するものではありません。

特に確認したいのは、次のような点です。

・法令の基準を下回る内容になっていないか

・従業員に不利益となる変更が含まれていないか

・規定の内容と実際の働き方が合っているか

・会社として継続して運用できる制度になっているか

ひな形の文章を取り入れる場合も、自社の勤務形態や制度に合っているかを確認する必要があります。

６　就業規則の変更に迷ったら、ご相談ください

就業規則の見直しでは、文章を整えるだけでなく、変更の目的や従業員への影響、意見聴取、届出、周知まで確認することが大切です。

凪社会保険労務士事務所では、労働基準監督官としての勤務経験を活かし、就業規則の作成・見直しや労務管理に関するご相談を承っています。

「修正したい箇所は決まっているけれど、書き方がわからない」

「今の規則に問題がないか確認したい」

「制度を変える前に、注意点を整理したい」

このようなお悩みがありましたら、ココナラの出品サービスをご覧いただき、メッセージからお気軽にお問い合わせください。

ご相談の際は、見直したい内容や現在のお困りごとをお知らせいただけると、対応範囲をご案内しやすくなります。