市区町村の窓口でのヒヤリング(質問)のお話をします。
今回お伝えしたいのはこの2つです。
物件調査は1日で完結させる
役所での質問は具体的な回答を貰う
物件調査は確認する項目が多岐に渡ります。
現地調査、法務局調査、役所調査、水道局調査、場合によっては土木事務所に遺跡調査会等にも足を運ぶこともあります。
その担当部署が役所管内のケースもありますし、別館どころか役所とは距離が離れている場合もあり、思わぬところで時間をかけてしまい、1日でまわりきれない事態に陥ることがあります。
私も新人の時は役所での確認漏れに会社へ戻る道中に気づき、再度引き返して調べたり、現地の調査が甘かった為、連日足を運んだりと結構失敗を経験しています。
ましてや初めての市町村だと自治体によっては書類の名称が異なっていたり、担当部署名や場所が異なっていたりするので、事前の確認を怠ると開館時間に間に合わなくなります。これはベテランでもやりがちです。
前もって調査個所を調べておいて、計画的に1日でまわれる様に事前準備をしっかり行いましょう。
しっかりと事前準備を怠らなければ原則、どんなに複雑な物件でも1日で調査を終えることは可能です。
但し、建築記載事項証明書等、自治体によっては即日発行出来ないものもあります。その際は事前に電話等で即日発行可能か確認しておきましょう。
なぜ1日で調査を完了させる必要があるのかですが、それは効率が悪くなるからです。再調査となると調査漏れだけの確認をしたくても結局ピンポイントで確認したい内容に行き着きません。
不動産会社の物件調査担当の方ならお分かり頂けると思いますが、役所窓口の方も同じ担当者とも限りませんし、いきなり「ココのアノ箇所だけ調べたいので教えてください」と言っても結局、所在地を求められ役所担当者が資料を確認する時間が生じます。
待ち時間くらいあって当然だ。それくらい待てないのか！という声も聞こえてきそうですが、そうではありません。
最初の調査段階からそう言っている訳ではありません。先方の役所も新人さんの場合があり、資料が出るまで思わぬ時間を費やすこともあるでしょう。対外的な待ち時間は致し方ありません。イライラせず温かい気持ちで対応しましょう。
そうではなく、自身の不手際により再調査となり、生じた待ち時間なのです。待ち時間だけではありません。役所までの移動の時間も生じてしまいます。これは積もると結構な時間の浪費になります。
また1日で調査完了すれば明日には契約書、重説(以下契約書等)の作成に取り掛かれます。
基本的に調査完了と契約書等作成はあまり間を開けない方が良いです。
調査した記憶が新しい内に契約書等を作成することが望ましいです。
物件調査の際は、調査項目のチェックリストを持参し、それに調査した内容をメモして記録はするのですが、現地調査の時の雰囲気であったり、その時の映像、環境の微妙な空気みたいなものがあります。そういった感覚的なものは時間が経つと薄れていきます。
うまく言えないのですが、そういったものが契約書等作成に重宝することがあるのです。
あと出来れば調査した人が契約書等を作成した方が良いです。
ただこれは会社の方針もあり、完全分業制をとっている会社もあるため、絶対とは言えませんが、なぜそうした方が良いかというと、結局調査した人でないと分からない内容が必ず出てきます。
そうなると作成者が調査した者に不明点等を聞く作業が発生します。
これは私も経験があり、あまりの繁忙期で私が調査した物件の作成を社内で分業したことがありました。やはり必ず何かしら聞かれます。
極力漏れがない様、チェックリストを記入していても聞かれます(笑)
これは効率が悪いなと感じました。ただ先程も申し上げましたが会社の方針もあるため、お勤めの会社がその様な体制であればそれに従った方が良いでしょう。
次に役所での質問は具体的な回答を貰うについてですが、役所は聞かれた内容以外は答えてくれません。
これは役所が悪いと言っているわけではありません。
当たり前と言えば当たり前のことなのですが、役所の窓口に訪れる方は不動産会社の人だけではありません。不動産会社は調査が目的なので細かくヒヤリングを行いますが、それ以外の方はピンポイントでの調査であったりします。
そのような方に一つ一つ聞いてもいない項目をお伝えする必要があるでしょうか。
窓口には1日に不特定多数の方が訪問します。行ってみると常にお客さん対応している人を見かけることはありませんか。「この人いつも対応しているなあ」っていう人です(笑)
この様な状況下で丁寧に一つ一つお伝えしても来訪者からしたら「そんなことはいいよ。自分が知りたいのは○○だけなんだけと。。」という事になります。
明らかに接客態度が悪いのは論外ですが、聞かれたこと以外は答えないものだと心得ましょう。
基本的に「はい」「いいえ」で答えられる質問は避けましょう。
会話の受け答えでそうなってしまうのはしょうがないのですが、なぜ「はい」なのか「いいえ」なのか聞くように意識して下さい。裏付事項を聞くイメージです。
例えば
私「この土地に建物は建てられますか？」
役所「いいえ。建てられません。」
私「原則建てられないという事ですね。建てられる条件又は要件があれば教えて下さい。」
役所「一部例外で・・○○という条件があれば○○の申請を出して頂き、○○の許可を得れば再建築可能です。」
私「それについての手続きのフローや資料等はありますか？あれば頂きたいのですが。なければ流れをメモとりたいので教えて下さい。」
役所「かくかくしかじか・・」
私「ありがとうございます。最後にご担当者様のお名前をお伺いできますか？」名前をメモとる
・・という感じです。
担当者の方のお名前は最初に聞いても良いです。担当者名は必ずメモして下さい。
色々聞いて申し訳ないなと思う方もいるかもしれませんが、不動産の重要事項調査です。むしろ調査漏れが発覚し、お客様に迷惑が掛かる方がよほど一大事です。遠慮することはありません。
本日はここまで。ではまた。
