勤怠集計は、毎月必ず発生する作業です。
タイムカードや打刻データを見ながら、Excelに手で転記する。
出勤日数、残業時間、有給残日数を一人ひとり確認する。
人数が少ないうちは何とかなっても、スタッフが増えると一気に時間がかかります。
月末や締め日前は、他の業務も重なります。
請求、給与確認、シフト調整、電話対応。
その中で勤怠だけに集中するのは、なかなか難しいです。
手作業で集計していると、どうしてもミスが起きやすくなります。
出勤時間を1行ずれて入力していた。
休憩時間を入れ忘れていた。
有給を反映したつもりが、残日数が合わない。
「この人の残業、合ってるかな」と、何度も見直すこともあります。
結局、入力より確認に時間がかかる場合もあります。
さらに、担当者しかやり方を知らない状態にもなりやすいです。
どの列に何を入れるのか。
残業はどこで計算しているのか。
有給はどの表を見ればいいのか。
頭の中にルールが残ったままだと、担当者が休んだときに誰も対応できません。
毎月の作業なのに、毎回不安が残ります。
高額な勤怠システムを入れなくても、今あるExcelを活かして改善できる場合があります。
打刻データや出勤記録を流し込む。
そこから出勤日数や残業時間が出る。
有給の取得日数や残日数も確認できる。
このような形に仕組みにできる場合があります。
入力する場所と確認する場所を分けるだけでも、ミスは減らしやすくなります。
どこを直せばいいかも見えやすくなります。
いきなり全部を変える必要はありません。
今のExcelをベースに、負担が大きい部分から見直す方法もあります。
最初は小さな相談で大丈夫です。
「残業時間の計算だけ自動にしたい」
「有給の残日数を自動で出したい」
「今のExcelをもう少し使いやすくしたい」
このようなところから始められます。
毎月の勤怠集計を少し楽にしたい方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelや集計の流れを見ながら、どこを自動化できるか一緒に確認します。
CSV加工・集計でお困りの方はこちら
