トヨタ式カイゼンに学ぶ業務改善とは

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カイゼン活動相談役の「もりふじ　だいすけ」です。

私は大手企業で現場作業をしながら第一線でカイゼン活動を率先垂範で１０年間取り組んでおり、社内では功績が認められ、所長表彰を受けた実績があります。

カイゼン活動に関する知識と経験からあなたに分かりやすく説明しますので、最後までお読みいただければ幸いです。

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製造業において生産性のムダ時間・作業を省き、業務効率を改善させることは大きな課題です。

「カイゼン」は日本の製造業界で誕生した考え方であり、現在では海外でも「Kaizen」と呼ばれて重要視されています。

カイゼンが世界的な知名度を持つきっかけとなったトヨタ式カイゼンやカイゼンそのものの効果や活動方法を知り、アナタの職場の問題解決に役立てましょう。

１．カイゼンとは？

生産性を高めるためには、作業におけるムダを徹底的に省かなくてはなりません。

そのために業務の内容やプロセス・配置などを見直すことを「カイゼン」と呼びます。

カイゼンのもっとも大きな特徴は、現場で労働に従事している作業者を中心としたボトムアップで活動を進めることです。

やはり、現場の困りごとは現場で解決していく姿勢でないと、いくら経営者・管理職・リーダーからトップダウンで言われたところで、意味をなさない場合が多いと私は常に感じています。

現場の人間が問題の改善を図るためには、ベテランから新入社員まで巻き込んでさまざまな知恵・意見を出し合い、解決策を考ることが有効です。

目の前で発生した問題の解決策を考えるだけに留まらず、職場の将来的なことまで含めた改善案を考えるのも特徴になります。

海外でも「Kaizen」として高い認知度を誇り、取り入れている企業も少なくありません。

２．カイゼンの基本原則

カイゼンは、製造業を中心にさまざまな業界で実践されています。

もちろん導入や運用はどのような企業でも可能ですが、まずはカイゼン活動の基本・原則を覚えておく必要があります。

カイゼンの根幹となる部分をしっかりと理解し、その上で適切に実践することがカイゼン活動の成功への近道になります。

【①まずは顧客を知る】

顧客を知ることはビジネスを行ううえでもっとも重要な視点の1つです。

顧客が何を求めているか、何を望んでいるかをクリアにしないことには満足度の高いサービスや製品を生み出すことはできません。

「彼を知り己を知れば百戦殆からず」とは兵法で有名な孫子の言葉です。

己を知ることはもちろん大切ですが、まずは相手のことをよく知らなければ戦いようがありません。

カイゼンの考え方も同様で、顧客の価値観やニーズを理解してから、どうすれば高い満足度を与えられるかを考えます。

【②あらゆる事柄を明確にする】

さまざまな改善案を打ち立て実践していても、効果を可視化できないと実感が湧いてきません。

これまでの成果や経過をデータとして収集し、組織がどのような変化・進化・効果を遂げているかをクリアにすることが大切です。

組織の変化や進化が目に見えず、管理職やリーダーだけ知っていて現場の作業者には伝わっていないとなると業務効率の改善は非常に難しいでしょう。

すべてをクリアにして数値やデータで可視化することで、現場の作業者にも具体的なカイゼン活動が伝わり、モチベーショが高まります。

【③スムーズな業務を目指す】

製造業の現場では、製品を材料から出荷するまでの過程で数多くの工程が存在します。

全ての業務をスムーズに進めるのが理想ですが、複雑な工程になればなるほど非効率でムダな業務・作業が発生するのも事実です。

作業工程に関わるムダを排除できれば、これまでそこに費やしていた時間を別の作業に充てられ、作業効率の大幅な上昇、残業時間の削減が見込めます。

作業全体におけるムダを排除するには、局所的な対策では不十分であり、社内全体から考えていく必要があります。

会社全体・社員全体で取り組むのが『カイゼンの考え方』です。

全員で真剣に取り組むことで、これまで表面化してこなかったムダが見えてくるようになり、具体的な改善策を会社全体で検討できます。

【④現場を視察(パトロール)する】

トップダウン経営でもボトムアップ経営でも、経営者・管理職が現場を視察し実際の業務を見ることは大切な行為です。

経営者・管理職が現場を視察する際には、「現場作業者が現場で苦労して仕事してくれている」という感謝の心を絶対に忘れてはいけません。

現場で指摘して是正させるというより、現場で作業を効率的にする方法や配置等をアドバイスする姿勢で臨むと現場作業者との関係はより良くなります。

カイゼンの基本原則としても、改善すべき対象は全て現場にあるので、現場を視察するのは当然のことと私は考えます。

経営者・管理職が現場を視察しないのに、机上にある資料の数値だけ見てトップダウンで指示するのは、現場作業者との溝が深まるだけで有り、カイゼン活動が崩壊してしまいます。

現場重視の姿勢には理由があり、カイゼンの原則が現場作業者一人ひとりにきちんと伝わっているか、出来ているかどうかを確認するために行っています。

経営者・管理職がいくらカイゼンを浸透させようとしても、現場に伝わっていないケースは珍しくありません。

それどころか、まったく見当違いのことが行われている場合もあります。

こうした事態を回避するためにも、定期的に現場の作業を視察し、現場との認識のズレを是正する必要があるのです。

【⑤社員全員ができるようになる】

チームの一体感を生み出せれば、社員全員が仕事に対する高いモチベーションを維持しながら目標に向けて進むことが出来ます。

そのためには、できるだけ明確な目標や、会社としての方向性を指し示すことが重要になります。

目標や方向性が具体的に見えてくると、今、自分達が何をすべきかが見えてきます。

抽象的な目標ではなく、数値で達成が確認できるような目標をみんなで考え、職場の目に付く場所へ掲示しましょう。

（例：○○の作業をXX分削減する　など）

また、最初から実現不可能な高い目標を設定するのはおすすめしません。

社員のモチベーション維持のためにも、実現可能な目標から設定し、少しずつ達成感を社員全員で共有しながら、大きな目標に近づけていくようにしましょう。

そして、目標を達成するには現場作業者全員の協力が欠かせません。

現場の人間が常に最高の力を発揮できるよう、会社側（経営者・管理職）は活動時間とツールやシステム・設備を先行投資として、整えることも必要になります。

(*^-^*)