企業成長において不可欠な業務カイゼン活動

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カイゼン活動相談役の「もりふじ　だいすけ」です。

私は大手企業で現場作業をしながら第一線でカイゼン活動を率先垂範で１０年間取り組んでおり、社内では功績が認められ、所長表彰を受けた実績があります。

カイゼン活動に関する知識と経験からあなたに分かりやすく説明しますので、最後までお読みいただければ幸いです。

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業務カイゼン活動は、今や企業成長において欠かせない取り組みです。

昨今では、人口減少による労働力不足や働き方改革の影響もあり、業務カイゼン活動の重要性はさらに高まっています。

まずは、「業務カイゼン」の意味を定義していきます。

１．業務カイゼンとは

「経営計画の目標達成に向けて、業務プロセスを最適にすること」、あるいは「特定の業務・作業を改善することで効率性を上げること」です。

「業務カイゼン」と聞くと、業務コンサルタントが業務分析をして、改善点を洗い出して…という大掛かりな取り組みとなるイメージを持つ方も多いかもしれませんが、業務カイゼン自体、必ずしもハードルが高いモノではありません。

例えば日常業務において、現場担当者が取り組んだ小さな改善であっても最終的に“経営効率化”に結びつけば、それは業務カイゼンなのです。

ITものづくり大国と呼ばれた日本では、トヨタやパナソニックなど世界的なブランドを生み出しました。

世界的な製造業の成長を支えるカギの1つとしては現場における業務カイゼン活動です。

また、近年ITデジタル化や働き方改革の推進にともない、業務カイゼン活動の重要性はより多くの企業に認識されてきています。

業務カイゼンの意識が社員たちに浸透していますし、業務カイゼンを実施した成功はもちろん、成功出来なかったノウハウも社内に蓄積されていきます。

その中でも、日本企業においての業務改善といえば、トヨタの『カイゼン』が一番代表的な理論であり、「トヨタがカイゼン活動を継続して実施してきたからこそ、日本一の企業になった。」といっても過言ではありません。

２．トヨタ式「カイゼン」とは

（１）カイゼンの概念

カイゼンとは、主に製造業の現場でおこなわれる、業務を見直して今よりも良くしていくための活動のことです。

作業や業務の中にあるムダを排除し、より価値が高いものだけをおこなえるように、作業や業務のやり方を変える活動をおこなうことを指します。

特にトヨタ式カイゼン活動は、世界的にも有名です。

では、なぜ「改善」ではなく「カイゼン」なのでしょうか？

漢字の「改善」という言葉では、「悪い部分を良くする」という意味があります。

それに対して、トヨタではカタカナの「カイゼン」に「現状を満足せず、今よりもっと良くする」という意味を持たせています。

つまり、カタカナの「カイゼン」では自ら課題を認識し、自ら対策を考え、改善していくというのがポイントなのです！

カイゼンは日本国内だけではなく、「KAIZEN」として世界的にも活用されています。

「改善」を意味する「improvement」という英単語では日本式のカイゼンの意味を十分に表すことが出来ないため、日本語がそのまま英語になっています。

（２）あらゆる分野・業種で取り組まれているカイゼン

カイゼンはもともと製造業の現場の取り組みを指していますが、今は製造業のほか、多様な業種・業界で活用されています。

近年では、物流、建設業、サービス業、小売業など、さまざまな領域にカイゼンに関する取り組みは広がっています。

カイゼンはもはや仕事において共通言語のような存在になっています。

仕事においてはどんな業種、どんな業界でも、「カイゼン」という意識を持って取り組むことが求められます。

日々の業務において常に課題意識を持ち、是正したり改善したりしながら仕事をおこなうことが重要です。

つづいて、なぜカイゼンが大事なのか？カイゼン活動によってどのような効果が出るのか？について説明していきます。

３．カイゼン活動の重要性

現在、カイゼン活動は多様な業界で取り組まれています。

各企業が積極的にカイゼン活動を推進する理由について、

以下の3点から説明します。

（１）３Mの削減

（２）５S活動の促進

（３）ボトムアップ式で現場主体

（１）３Mの削減

３Mとはムリ・ムダ・ムラのことを指します。

まずはそれぞれの概念を説明します。

ムリとは能力以上のことをして、負担が大きくなることです。

ムダとは、付加価値を生まない作業のことを言います。

有名なものにはトヨタが提唱した「７つのムダ」があります。

ムラとは、仕事の品質が一定ではないという状態のことです。

たとえば、仕事量や材料・完成品の品質、作業手順などが一定でないことを指します。

リモートワーク導入やフレックスタイム制度の普及など、ワークスタイルが大きく変化しています。

かつてない仕事の仕方への変化にともない、チームの負担状況が見えず、特定の人や工程に負担が集中することで「ムリ」な仕事になってしまっていることもあるのではないでしょうか？

また、日常業務の半分以上はルーチンワークだといわれます。

自分が慣れた仕事だからこそ、ムダは生じやすいとされています。

なぜならば、慣れた仕事に対しては、確認チェック回数や課題意識が低下したり、改善を怠ったりするようになりがちだからです。

さらに人によってやり方が違えば、品質のムラが生じます。

このような「ムリ・ムダ・ムラ」は作業効率の低下の原因になります。

このような、日常業務にどうしても生じやすい「ムリ・ムダ・ムラ」を削減するために、カイゼン活動はとても重要です。

「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていくことは業務負担の削減、スピードアップ、コストの低減、品質の安定・向上に大きな効果を出すことができます。

（２）５S活動の促進

『５S』は今まで学んできた「カイゼン」と同じく、日本の製造業から生まれた概念です。

5Sとは「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seisou）」「清潔（Seiketsu）」「躾〈しつけ〉（Sitsuke）」の5つの頭文字の「S」を表します。

それぞれの定義は下記のようにまとめています。

仕事の効率化を追求するカイゼン活動において、５S活動の促進は重要な一環となります。

《５Ｓの意味》

整理（Seiri）…必要なモノと不要モノとを分けて、不要なモノを処分する活動

整頓（Seiton）…必要なモノを誰でもすぐに取り出せるようにする活動

清掃（Seisou）…ゴミ・チリ・ホコリや汚れのないキレイにする活動

清潔（Seiketsu）…整理・整頓・清掃の3Sの活動を標準化し

　　　　　　　　　維持できている状態

躾（Sitsuke）…整理・整頓・清掃の3Sの活動が習慣化し、

　　　　　　　 全員がルール・手順が当たり前に守られている状態

職場の5S活動を徹底し、社内に定着させることによって、数多くの良い効果が得られます。

例えば、徹底した在庫管理によって、過剰に在庫を保有するムダがなくなり、コスト削減が見られます。

また、業務の標準化によって、よりスムーズかつ正確に作業ができるという効果もあります。

すると、製品・サービスの品質が高まり、お客様の満足度を上げることができます。

5S活動は製造業に関わらず、すべての職場に該当します。

全社で5Sに取り組めば、「安全」「効率的」「快適」な職場づくりに大きな役割を果たしています。

③ボトムアップ式で現場主体

業務カイゼン方法は大きく２つの方法に分けられます。

それは「トップダウン式」と「ボトムアップ式」です。

トップダウン式とは、経営者や管理職・リーダー陣が業務改善へ積極的に取り組み、定めた対策を一般社員に落とし込んでいくという方法です。

その一方、ボトムアップ式は現場作業者が主体で取り組む業務改善のことを指します。

現場から提案したカイゼン内容に対して経営者や管理職・リーダー陣が検討し、有効性と妥当性を感じれば実施するという方法です。

トヨタ式カイゼン活動の特徴は、ボトムアップ式での問題解決になります。

経営陣や管理職・リーダー陣の指示で動くのではなく、現場の社員は皆で知恵を出し合い、自ら作業効率の向上を図ってカイゼン活動を実施していきます。

つまり、単純な「指示待ち」の状態から「自ら動き出す」という状態に変革することが最も重要なポイントです。

このような「現場主体」の方式は社員のモチベーション・当事者意識向上にもつながります。

では、このような「現場主体のカイゼン活動」はどのように実現するでしょうか？

カイゼン活動に関する相談や活動方法について、私の知識と経験からアドバイスしますので、詳細は下記内容をご確認ください。

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