そもそも「電子帳簿保存法」とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などを電子データで保存するルールを定めた法律です。
電子帳簿保存法上の区分は大きく分けて3つあります。このうち、③の「電子取引」については全事業者が対象となっているため、今回はこちらの内容について解説していきます。
具体的に電子取引とは？
書面でやり取りをしていた場合に保存が必要な書類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など）に相当する電子取引データの受領や交付を行った場合、その電子取引データの電子保存が義務付けられています。
【具体例】
・売上の請求書のPDFを添付したメールを送信する
・仕入の請求書がメールの文面に記載されて請求される
・Amazonなどのサイトから領収書のPDFをダウンロードする
・クラウドサービスやアプリ決済の利用明細をダウンロードする
・クレジットカードや交通系ICカードの明細をダウンロードする
・取引先が利用しているクラウドサービスにログインし、請求書をダウンロードする
電子取引データの保存方法は？
【原則的な保存ルール】
次の3つに対応する必要があります。
①改ざん防止措置
以下のいずれかの措置をとることが必要となります。
・タイムスタンプが付与されたデータを受領
・受領したデータにタイムスタンプを付与
・訂正･削除の履歴が残るシステムなどで授受・保存
・事務処理規程を策定・運用・備付け
②保存したデータが確認できる環境を整える
保存データが確認できるパソコン、モニター、プリンターなどを備え付ける必要があります。
③検索できるようにする
「日付・金額・取引先」の3つを検索できるように保存を行う必要があります。
更に次のいずれかに対応できる必要があります。
・⽇付⼜は⾦額での範囲指定検索・2つの要素を組み合わせた検索ができる
・税務調査などの際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる
なお、「基準期間（法人は2期前、個人は2年前）の売上高が5,000万円以下」の場合は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、③の要件は満たす必要はありません。
③の保存方法については、以下のⅱが簡易な方法で良いかと思います。
出所：国税庁『電子帳簿保存法！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について（令和6年11月）』
【猶予措置】
原則的な保存ルールへの対応が間に合わない場合でも、次の2つを満たす場合には、電子取引データを保存するだけでOKです。
原則的な保存ルールで保存できなかった理由として、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」など相当の理由がある
税務調査時に「ダウンロードの求めに対応」「紙で提示」のどちらもできる
⇒猶予措置に対応するために、まずは電子取引データを消さずに保存することが重要となります。
最後に
令和6年1月1日以後に行う電子取引については、電子データの保存に代えて電子データを印刷して紙で保存をすることは認められず、電子データそのものの保存が必要となります。
「データで授受した書類はデータで保存」「紙で授受した場合は紙で保存」。
これがシンプルでわかりやすい対応方法かと思います。
電子帳簿保存法への対応は、いきなり完璧を目指す必要はありません。
まずは「データを捨てない」「保存のクセをつける」ところから始めていきましょう！
※記事の内容は、投稿時点での税法その他の法令に基づき記載しています。法令または公的機関や専門家に相談の上、ご自身の判断の基でご利用下さい。
