うっかりやってしまいがちな「エクセル業務」の怖い事故

記事

ビジネス・マーケティング

会社員時代エクセル業務を遂行する中で、「これだけは絶対やってはいけないけど、うっかりやってしまいそう！！」な事故について書きたいと思います。

こんなケースを想像してみてください。

事故りがちなこんなケース

業務を効率化するためにエクセルの見積もりフォーマットを作りました。

エクセルファイルに2シートあります。

・「見積フォーマット」…商品コードを入力すると、「品名」「価格」などの情報が表示される。（VLOOKUP関数使用）

・「商品マスタ」…取り扱っている商品についての情報が全て含まれている。（基幹システムから取り出して運用）

ただ、商品マスタには、絶対に得意先に知られてはいけない「原価」「仕入れ先」情報などが入っているんです。

ビジネスにおいてこんな情報が社外に流出してしまうのは、めちゃくちゃ恐ろしい事ですよね。。。。

大変便利な「見積もり作成フォーマット」も実はとても危険なんです。

そしてこんなケースを想像してみてください。

・「エクセル」について熟知していない新入社員が見積提出時にこのファイルそのままをお客さんに送信してしまったら。。。

・ベテラン社員でもあまりの忙しさの中でうっかりこのファイルを添付してしまったら。。。

では、どうしたらいいんでしょうか？

僕なりの「大事故予防策」は以下2点です。

①原則、見積もり提出はPDFファイルで送る。

②VLOOKUP関数をつかう「仕組み」はやめて外部ファイルから必要な情報を取り込む仕組みに作り替える。

（※外部セル参照ではない方法です。外部セル参照もおすすめしません。）

自分一人の業務であれば自分が気を付ければいいのですが、「会社」「チーム」で業務を行うときは、たくさんの「人」が携わります。

つまり「仕組みとして事故らない仕組み」を作り、運用することがめちゃくちゃ大切だと思っています。

ここまでお読みいただきありがとうございました。