自治会・町内会のお知らせ【文例あり】3つの構成で「伝わる」文書の書き方

自治会・町内会のお知らせ【文例あり】3つの構成で「伝わる」文書の書き方

自治会や町内会で「お知らせ」の文書を作成することになった方は、まず文書作成の基本とされる3つの構成を知る必要があります。こちらでは、文例を交えながら気になる「書き出し」部分や、時候の挨拶など、具体的な書き方を解説。更に、お手軽に文書作成を代行できるサービスも併せてご紹介します。

自治会・町内会のお知らせ【文例あり】基本的な3つの構成とは

自治会・町内会のお知らせ【文例あり】基本的な3つの構成とは
  • 自治会で開催する行事の案内文
  • 町内会の回覧板に載せる連絡事項(集金、清掃、役員会)をまとめた文書

など地域コミュニティで共有するお知らせ文書を作成する機会は意外とあります。

ただ、いざかしこまった文章を書くとなると意外と難しいものですよね。
そこで、こちらでは文書作成の基本として、正式な文書に共通する3つの構成をご紹介します。

  1. 前文
  2. 主文
  3. 後付け

いわゆる「お知らせ文書」は、この3つの基本を守れば大丈夫。
早速みていきましょう。

文書作成の基本構成【1/3】前文

文書の書き出しは「前文」で始めます。
前文とは、手紙で言う「拝啓」を記入する部分のこと。

自治体や町内会の文書に置き換えて考えれば、前文で記入するのは以下の3つ。

  • 日付(文書の作成日ではなく、配布日を記入)
  • 宛名
  • 発信者

こちらの3つの要素を盛り込んだ前文であれば、まず「漏れのない」ものにはなっているはず。
ただ、一応「過去の自治体・町内会で渡された文書」を確認してみましょう。

前文とは、ある意味では書く人によって個性が出るものではなく、形式的なもの。
今までの文例を参考にしたとき、例えば「文書番号」を記入する場合や、「宛名の書き方の決まり」があることもあります。

もし、「引っ越してきたばかりなのに町内会に選出されてしまった、だからどう過去の文例を見る機会がない」というのであれば、地域の住人の方や過去の役員の方にご相談してみるのもいいですね。

文書作成の基本構成【2/3】主文

自治会や町内会のお知らせ文書は、主文に「お知らせ事項」を記載していきます。
手紙で例えるならば、本文と言われる部分。

主文の書き出しは「時候の挨拶」から始めるのが一般的です。
手紙であれば、安否や相手のご健康を確認するような挨拶があってもいいですが、町内会の文書は不特定多数の方にお見せするものですから、挨拶文は時候の挨拶だけで済ませておきましょう。

時候の挨拶で使用する文言は、以下の記事を参考にしてみてください。

PTA PTA文書 文書 役員 依頼 時候の挨拶 案内文 テンプレート 役員決定 9月 10月 11月 役員選出 ワード 配布 書き方

時候の挨拶のあと、「さて、……」と続く形で、お知らせする具体的な内容(本文)を書きます。
日頃から文章に書き慣れているという方ばかりでもないでしょうし、伝わりやすい文章になっているか不安に感じることもあるかもしれません。

そこで、こちらでは「相手に伝わる」文章が書けるようになる5つのルールをご紹介します。
プロのライターも意識するポイントになるので、意識しながら書いてみてください。

▼相手に伝わりやすい文章の書き方【5つのルール】

  1. 1文の文字数を増やし過ぎない(50文字程度にまとめるのがベスト)
  2. 主語と述語を離し過ぎない
  3. 代名詞(これ、それ、あれ)を多用しない
  4. 同じ文末(です、ます、でしょうか、かもしれません、体言止め、など)を連続で使用しない
  5. 読点の位置に注意する

相手に伝わる文書作成のコツ①:「箇条書き(並列表記)」を使う

自治体や町内会の文書におけるメインパート「主文」ですが、主文のなかにもまた「時候の挨拶→本文→末文」という流れがあります。

そのなかでも本文では、お知らせする事項をわかりやすく伝える配慮が必要です。
そこで、効果的に「箇条書き(並列表記)」を使ってみるのがおすすめ。

例えば、町内会でのイベント参加に伴うお知らせ文書で、

  • 開催日時
  • 雨天時の開催について
  • 持ち物
  • 参加費用

を順に並列表記しておくと、わかりやすいですよね。
わかりやすい文章を書くことも大切ですが、わかりやすい伝え方の一つとして、「箇条書き」もあると押さえておくといいでしょう。

相手に伝わる文書作成のコツ②:本文の冒頭で「相手に望む反応」を伝える

自治会や町内会のお知らせ文書は、「客観的な情報を、正しく伝える必要性がある」という意味で、ビジネスメールとしての一面も強く持ち合わせています。

そこで、ビジネスメールで意識をするポイントも、文書作成に反映することができます。
ビジネスメールで意識するポイントの一つが、「相手に望む反応を冒頭で書く」ということ。

自治会や町内会のお知らせ文書で言えば、「主文のなかの本文」の書き出し部分です。
要するに、

  • 読んだ人はただ耳に入れておけばいいだけの話なのか
  • 「参加/不参加」など、何かの返事が欲しい話なのか
  • 行事の参加日程など、実際に当日行動して欲しい話なのか

本文の書き出しで書いておくと、読む人にとって非常に親切な文書になります。

文書作成の基本構成【3/3】後付け

自治会や町内会など、地域のお知らせ文書の構成は大きく3つ。
前文、主文、そして後付けです。

後付けとは、手紙でいう「敬具」に当たる部分。
お知らせ文書作成においては以下の3項目をもれなく記載するようにしましょう。

  • 結語
  • 脇付
  • 日付

自治会・町内会の「お知らせ」文書を作成代行してもらうのもあり

自治会・町内会の「お知らせ」文書を作成代行してもらうのもあり

自治会や町内会の文書作成として、文例を交えながらその書き方をご紹介してきました。

一方で、「やり方はわかったけれど時間がない」という方、あるいは「やっぱり不安、自分でどう書いたらいいかわからない」という方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、自治会や町内会のような、地域コミュニティで共有するような文章作成を気軽に代行できるサービス「ココナラ」をご紹介します。

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まとめ

まとめ
町内会の文書作成について役立つ情報をお届けしてきました。

近年、近所付き合いが減ったとも言われている中で、町内会の文書はそれを繋ぎ止める少ない手段の一つとも言えるでしょう。

だからこそ、拘る必要がありますし、出来れば丁寧な文書作成を通して地域の方に受け入れやすい文書を作りたいですよね。

是非、この機会に代行先含め、文書作成のやり方について見直してみてはいかがでしょうか。

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Kento
ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。 主に「開業・開店・経営」「お金・資産運用」カテゴリーの記事を担当。 距離を感じやすいテーマだからこそ、読者の方に寄り添えるライターとしての強みを生かして、読みやすく分かりやすい記事作成に努めます!
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