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お客様から「先ほどの見積書でお願いします」と返信が来たのに、手元には `見積書.xlsx`、`見積書_修正.xlsx`、`見積書_最新.xlsx` がある。どれを送ったのか分からず、メール添付を開き直した経験はないでしょうか。見積書のミスは、金額計算だけで起きるわけではありません。正しい金額を作れていても、古いファイルを送り直す、下書きを確定版と勘違いする、修正理由を残さないことで手戻りが発生します。この記事では、専任の事務担当がいない小規模事業者でも続けられるよう、見積書を「下書き・確認中・送付済み・失注／完了」の4状態で管理する方法を整理します。「最新版」という名前では管理できない`最新版` という名前は、保存した瞬間だけ正しい名前です。翌日に修正すれば、最新版が2つできます。担当者が複数いれば、それぞれのパソコンに別の最新版が生まれます。必要なのは、ファイル名から次の3点が分かることです。- どの案件か- 何回目の版か- いま外部へ送ってよい状態かたとえば `Q-202608-015_店舗改装_v03_送付済.pdf` とします。見積番号、案件名、版番号、状態が一目で分かります。顧客名をファイル名に含める場合は、共有先や保存場所の権限にも注意します。ステップ1　案件ごとに見積番号を付ける同じお客様から複数の依頼が来ると、顧客名だけでは区別できません。年月と連番を使い、案件ごとに重複しない番号を付けます。例：`Q-202608-015`見積番号は、見積書本体、PDFファイル名、メール件名、案件一覧で同じものを使います。後から電話で「8月の店舗改装の件」と言われても、番号にた