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「気づいたら1年分また引き落とされていた」「解約したかったのに、更新日を過ぎていた」。中小企業の経営者の方から、毎月のようにうかがう話です。会社が使っているサービスは、思っているより多い。会計、勤怠、名刺、ストレージ、サイトの維持費、機器のリース、保険。それぞれに更新日があり、そのほとんどが自動更新です。この記事では、契約とサブスクの更新期限を一覧にして見落としをなくす手順を、非エンジニアの方向けに整理します。見落として困るのは「お金」だけではない更新期限を逃したときの損失は、二つの方向に出ます。一つは使っていないものに払い続ける損失。もう一つは、逆に必要なものが止まる損失です。後者のほうが被害は大きく、サイトの維持費の更新を逃してホームページが表示されなくなった、機器の保守が切れて修理が実費になった、という事例は珍しくありません。従業員12名の建設会社では、年に一度更新のサービスが7つありました。更新日を把握していたのは経理担当の方の記憶だけで、その方が産休に入った年に2つが自動更新され、1つは逆に失効しました。合計の影響額は年間で30万円を超えていました。つまり、期限管理は節約の話であると同時に、業務が止まらないようにするための備えでもあります。期限管理が続かない3つの理由やったほうがよいと誰もが知っていて、それでも続かない。理由はだいたい共通しています。理由1: 情報が一か所にない契約書は紙のファイル、請求の記録は会計ソフト、支払いはカード明細。同じ契約の情報が3か所に散っているため、一覧にする作業そのものが重くなります。理由2: 「いつ」が契約書ごとに違う更新日そのもの