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採用専任者がいない小さな会社では、採用業務を総務、経理、経営者などが兼任していることも少なくありません。求人を掲載した後は、応募受付、書類確認、面接日程の調整、結果連絡、入社準備など、細かな対応が続きます。対応漏れが起きる原因は、担当者の能力ではなく、応募者情報や連絡履歴がメール、メモ、求人サイトなどに分散していることです。まずは高額な採用管理システムを導入する前に、Excelで管理方法を整えてみましょう。【1．応募者情報を1か所にまとめる】最初に、採用に必要な情報を1つの管理表へ集めます。最低限、次の項目があると管理しやすくなります。・応募日・氏名・応募職種・応募媒体・現在の選考状況・次回対応日・最終連絡日・担当者・対応内容のメモ情報の保存場所を1つに決めることで、「どのメールを確認すればよいか分からない」という状態を防げます。【2．選考状況を決まった言葉で管理する】選考状況を担当者が自由に入力すると、「確認中」「選考中」「連絡待ち」など、似た意味の言葉が増えてしまいます。「応募受付」「書類選考」「面接調整」「面接済み」「内定」「不採用」「辞退」など、社内で使う状態をあらかじめ決め、プルダウンから選択できるようにします。表記を統一すると、現在の応募者数や選考中の人数も集計しやすくなります。【3．次回対応日と担当者を必ず決める】対応漏れを防ぐうえで特に重要なのが、「次にいつ、誰が対応するか」を記録することです。面接日だけでなく、書類確認の期限、結果を連絡する日、入社書類を案内する日なども入力します。期限を過ぎた応募者が分かるように色を変えたり、一覧で確認できるようにしたりすると