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イベントのお知らせ、サービスの紹介、社内での周知などで「A4・1枚にまとめたい」と考えたとき、最初から文字を小さくして詰め込むと、かえって伝わりにくくなります。1枚の資料は、情報量を減らすことよりも、読む人が最初に何を知ればよいかを決める作業が大切です。まず決めたいのは、資料を読んだ人にしてほしい行動です。申込み、来場、問い合わせ、内容の確認など、目的が一つに定まると、見出しや連絡先、日時の置き場所が決めやすくなります。「サービスの詳細を知ってほしい」のか「開催日時だけを知らせたい」のかで、残すべき情報は変わります。次に、必ず載せる情報を三つほどに分けてみます。たとえばイベントなら、開催内容、日時・場所、申込み方法が中心です。サービス案内なら、何を提供するのか、対象者、次の案内先を優先できます。補足説明や背景は必要な場合もありますが、本文の途中に長く続けるより、箇条書きや短い補足として扱うほうが読み手の負担を減らせます。写真やロゴを使うときは、見た目のためだけに数を増やさないこともポイントです。画像は内容の理解を助けるものを選び、文字と競合しない位置に置くと、資料全体が落ち着きます。掲載する写真、ロゴ、文章は、使用や加工に必要な権利を確認しておくと、制作時のやり取りもスムーズです。最後に、A4縦か横かを先に決めておくと、情報の優先順位がぶれにくくなります。文章を上から順に読ませたい案内は縦、項目や比較を並べたい案内は横が合うことがあります。どちらが正解というより、資料の目的に合う形を選ぶことが大切です。原稿と掲載素材はそろっているけれど、1枚に整理する時間が取りにくい場合は、A