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請求書の電子化は、PDFをメールで送るだけでは終わりません。むしろ、紙がPDFに変わっただけで、・誰が提出したのか・どれが最新版なのか・未提出の業者はどこなのか・どの現場の請求なのかこの確認作業が残ることがあります。20〜30社から毎月請求書を集めるなら、本当に重いのは請求書を作る作業ではありません。提出を追いかける作業です。■ 請求書作成より重くなる提出管理最近、複数の業者が利用する請求書システムについて整理する機会がありました。想定していた流れは、次のようなものです。・業者ごとのIDとパスワードでログイン・管理側が現場名や呼称を事前登録・業者は対象の現場を選択・金額や明細を入力・請求書をPDF化・提出ボタンで管理側へ送信・管理側は提出状況を一覧で確認一見すると「請求書を作るシステム」に見えます。でも、実際の中心はそこではないんですよね。誰が、どの現場について、いつ、何を提出したか。この履歴を残す仕組みです。はい。請求書の見た目を整えるだけなら、Excelでもかなりできます。ただ、20社、30社と提出者が増えると、ファイルそのものよりも人と状態の管理が重くなります。■ メール回収が崩れやすい4つの場面メールで請求書を集める方法が悪いわけではありません。業者数が少なく、担当者も固定されているなら、メールで十分な場合もあります。問題は、次のような状態です。1. 件名やファイル名が業者ごとに違う「7月分請求書」「請求書_最新版」「修正版2」「最終版」など、名前がそろいません。最終版が3つあることもあります。最終とは。2. 送信先が統一されていない担当者個人に届いたり、共有メールに届