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「部署が違うだけで、同じことを何度も書いている」医療・介護の現場では、同じ利用者の情報を、部署ごとに違う形式で記録していることがあります。情報は同じなのに、入れ物が違う。これが手間とミスの温床になっています。この記事では、部署をまたいだ情報の重複をなくすための設計の考え方を整理します。重複は「人のなまけ」ではない同じことを何度も書くのは、現場の段取りが悪いからではありません。制度上の提出先が違う、システムが別々、提出期限がズレている。この3つが重なっているだけです。だから、改善の出発点は「どの情報がどの書類に何回登場するか」を可視化することです。この表を作るだけで、手をつけるべき箇所が見えてきます。一元化するのはデータ、形式ではない提出書類の形式を統一するのは、制度上難しいことが多いです。統一すべきは元データのほうです。一つの台帳に情報を集め、そこから各書類の形に変換する。この考え方にすれば、提出先の形式が変わっても、変換の部分を直すだけで済みます。現場の入力手順を変えなくていいのが大きな利点です。個人情報の線引き医療・介護の情報は機微性が高く、扱いを間違えると取り返しがつきません。どの情報をどのツールに入れてよいかを、事業所の規程と契約形態に合わせて先に決めます。氏名や個人を特定できる情報を外して扱う、外部に送信しない環境を使うといった選択肢があります。完璧を目指すより、守れるルールを決めることが先です。導入の進め方書類の中で、一番頻度が高く形式が固定されているものから始めます。月次の報告書や定型の連絡文書などが適しています。一つでも成功例ができれば、現場の協力が得られます。