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振り返り 前編では、仕組みの土台作りについて書きました。 現状把握、管理対象の絞り込み、台帳の再設計、そして法人カード統制の導入。 これで「何があるか」は見えるようになりました。 でも、土台ができても日々の運用が回らなければ、崩壊します。 後編では、制度を回すために実施した「ワークフロー」と「入退職フロー」の運用の仕組み化を解説します。 ステップ5:ワークフローの設定(1日) 法人カード統制で、契約の「網羅性」は確保できました。カード明細を見れば、何が契約されているかは一目瞭然です。 でも、それだけでは不十分でした。 「誰が承認したのか」「なぜ契約したのか」——この2つが記録されません。半年後に「このSaaS、何のために契約したんだっけ?」となります。 だから、ワークフローが必要です。 ワークフローとカード統制の役割分担 ワークフローは「意思決定の記録」のため。カード統制は「無断契約の防止」のため。 両方あると初めて回ります。 申請フローをどう設計したか 僕が作った申請フローは、こうなっています。 ①申請のタイミング トライアル終了後、有料化する前。または有料化と同時。 ②承認ルート 5万円未満:部門長 → 管理部 5万円以上:部門長 → 代表 → 管理部 最終承認者を管理部にすることで、全ての契約申請を管理部が把握できます。これにより、台帳への記載漏れを防げます。 ③申請項目 サービス名、契約プラン、利用目的、管理者、更新頻度。 必須項目だけに絞りました。項目が多いと、誰も申請しなくなるからです。トライアルはどう扱うかここで疑問が出ます。 「トライアル時に申請しないと漏れるの

あるとき、社長と役員がスーパーゼネコンの本社に呼ばれました。 役員からの話はこうでした。「最近、現場に御社の新卒がやたらいますよね。何かやられているんですか？ぜひ教えてください」と。 土木施工管理の世界では、中小の建設会社が毎年1名新卒を採れれば「御の字」と言われます。そんな業界で、1年目6名、2年目10名の新卒採用を実現した話を書きます。 入社したとき、採用実績はゼロでした。 私のバックグラウンド：元銀行員が採用担当になった 少し自己紹介をします。私はもともと銀行員です。13年間、中小企業の法人営業を担当し、財務分析・融資・事業承継を扱ってきました。 転職のきっかけは、銀行時代に担当していた建設会社の社長から声をかけてもらったことです。融資や財務の相談を通じて関係を築いてきた会社だったので、「管理部門を任せたい」という話を自然な流れで受けることができました。 建設会社に転職し、管理部門（採用・人事労務・会計・総務）を統括しながら、採用を一人で担当することになりました。採用のプロでもなく、建設業の生え抜きでもない。ある意味、何の先入観もない状態でゼロから始めました。 結果として、この「よそ者感覚」と「銀行員のキャリア」が採用において強烈な武器になりました。後ほど詳しく書きます。 なお、この記事で書く手法は、主に工業高校からの採用が成立する業界向けのものです。 まず「求人票」を本気で作り直した 求人票は戦場です。事務的に高校に送るだけ、求人の時期に持って行くだけでは、他のどの会社とも同じです。 生徒や先生が求人票を手に取ったその瞬間に、「面白い」「この会社に行きたい」と印象付けら

会社を作る私が初めて会社を設立した時の話をします。この記事は、バックオフィス担当者が「会社設立」を初めて一通り回したときに、何に悩み、どう整理して進めたかを、実務目線で書いたものです。・これは自分一人で対応できるのか・何かあっても、社内ですぐ立て直せるかこの軸で判断した結果、自分で会社設立登記をすることとしました。……が、現場で一からやると、"手続きだけ"のはずが想像以上に重い。そもそも何がしんどいか：会社設立は「日本語が難しい」会社設立で一番つらいのは、法律や制度そのものよりも、書類に出てくる言葉が普通に難しいこと。記名？署名？押印？発起人って役員のこと？株主のこと？定款の「承認」って何を承認するの？印鑑証明書って、誰の印鑑？（個人？法人？）「就任承諾書の省略」って、どの条件で省略できるの？慣れている人には当たり前でも、初見だと**「どこまでが必須で、どこからが省略できるのか」が分からない**。しかも、ネット上の情報は「ざっくり」か「専門家向け」かの二択になりがちで、ちょうど良い粒度が見つからない。まず整理した「全体の流れ」自分が混乱しなくなるまで、工程を分解しました。結局これが一番効きました。定款作成 → 公証人役場で定款認証（株式会社の場合・要予約）資本金の払込（会社口座は作れないので発起人の個人口座）登記申請書類一式を作る（法務局へ提出）法務局で設立登記申請（印鑑届出も同時）登記完了 → 会社実印の印鑑証明書取得税務・社会保険などの各種届出「定款→登記」だけじゃなくて、途中の資本金払込や、登記後の印鑑・口座・届出まで含めて初めて一連。この全体像が頭に入ってから、ようやく

屋号：こらいず 経歴：みずほ銀行13年・累計300社以上の法人営業を経て、 　　　中小企業（従業員100名）の管理部長、　　　スタートアップ企業でバックオフィス業務をゼロから構築　　　バックオフィス構築を専門とする実務家「生成AIでバックオフィスはなくなる」------そう言われたら、どう思いますか。 困る、という人もいれば、むしろ好都合かもしれない、と思う人もいるかもしれません。実際、社長が管理業務を一人で抱えている会社では、「AIがやってくれるなら楽になる」という期待の声も聞きます。 ただ、少し待ってほしいのです。 バックオフィスはなくなりません。ただし、形は変わります。 そしてその変化は、今に始まった話ではありません。 同じ話、20年前にもありました 会計ソフトが普及し始めたとき、「経理担当はいらなくなる」と言われました。 給与計算ソフトが出たときも、「労務は自動化される」と言われました。クラウド労務管理ツールが登場したときも、同じような議論が起きました。 でも実際には、どうなったか。 経理担当はいなくなりませんでした。給与計算ソフトを使いこなす人間が必要になっただけです。ツールが変わるたびに「この仕事はなくなる」という声が上がって、そのたびに「なくならなかった」という結果が積み上がってきました。 結局のところ、仕組みが整っていた会社はソフトを使いこなせた。整っていなかった会社は、ソフトを入れても中途半端な導入で終わった。ツールの問題ではなく、土台の問題でした。 生成AIも同じことが起きようとしています。ツールが変わるのであって、仕事の本質は変わらない。ただ今回のAIは、

屋号：こらいず 経歴：みずほ銀行13年・累計300社以上の法人営業を経て、 　　　 　　　中小企業（従業員100名）の管理部長、 　　　 　　　スタートアップ企業でバックオフィス業務をゼロから構築 バックオフィス構築を専門とする実務家 社長が労務も採用も経理も、気づけば全部抱えている。誰かに相談したくても、社内に適切な相手がいない。そういう会社が、中小企業には実は多くあります。 「誰かに任せたいけど、管理部長を雇うほどの規模でもない」------そのような会社のために、この記事を書きました。 「外部管理部長」という言葉を、まだあまり聞いたことがない方がほとんどだと思います。一言で言えば、管理部門の仕事を週1〜2日・必要な範囲だけ外部に任せられる仕組みです。 正社員の管理部長を雇うよりも低いコストで、管理部門を横断的にカバーできます。📌 こんな状況、思い当たりませんか？ 「今すぐ大きな問題があるわけではない」------でも、ふとしたタイミングで突然それが問題になることがあります。よく耳にするのはこんなことです。 ・就業規則は昔作ったまま。最後に見直したのがいつか、正直よく覚えていない ・採用のたびに求人票をゼロから作り直している。見当違いの応募者が来ることがある ・経理は税理士さんにお任せしているが、毎月の数字を経営判断に活かせているかというと…… ・重要な書類がどこにあるか、担当者しか把握していない ・契約書のチェックは「なんとなく」で通してしまっていることがある どれか一つでも「あるある」と感じた方へ------こうした状況が問題になるのは、会社が大きくなるからではありませ

前回の記事([備品・SaaS・資産管理が続かない理由と、潰れない最小設計])では、管理が続かない原因と、削る思想について書きました。 今回から2回に分けて、具体的にどう実装したかを書きます。 前編では、仕組みの土台作りについて。 後編では、運用の仕組み化について。 思いの他、長くなりすぎました…。 前提:この実装が向いている会社 ・従業員数10〜50人程度 ・バックオフィス担当が1〜2名 ・備品・SaaS管理が止まっている、または形骸化している 100人超の会社や、すでに専用システムがある会社向きではありません。 全体の流れ 実装は以下の順番で進めました。 【前編:仕組みの土台作り】 1.現状把握(1週間) 2.管理対象の絞り込み(1日) 3.台帳の再設計(1日) 4.法人カード統制の導入(2ヶ月) 【後編:運用の仕組み化】 5. ワークフローの設定(1日) 6. 退職フローの更新(1日) 合計:約2〜3ヶ月 ステップ1:現状把握(1週間) なぜこのステップが必要か 「何が問題なのか」が見えていないと、正しい対策が打てません。 多くの会社は「管理が続かない」という課題感だけで、具体的に何がどれだけ漏れているのか、なぜ漏れているのかを把握していません。 まず、現実を数字で見える化することが、全ての出発点です。 やったこと ① 既存の台帳・リストを全部集める 備品台帳(Excel) SaaS一覧(スプレッドシート) 固定資産台帳(会計ソフト) ② 法人カードの明細を3ヶ月分見る どんなSaaSが契約されているか 台帳に載っていないものはないか ③ 社員に直接聞く 「今どんなツール使

外注か内製か、という問いの立て方が間違っていた登記申請も、各種行政への届出も、今はすべて自分で対応しています。理由を聞かれれば、「資料が足りなくても修正すれば進められる」「差し戻されても致命的にはならない」「時間をかければ前に進む」と答えるでしょう。でも正直に言えば、本当に合理的だから自分でやっているのか、それとも外注するほどでもないと思い込んでいるだけなのか、このあたりは今も少し曖昧です。以前は「間違えたとき、誰が責任を取るのか」という軸で考えようとしていました。 よくある考え方です。ただ、実務に当てはめると、この問いはあまりしっくり来ませんでした。 外注しても、結局会社側が無傷で済むことはほとんどないからです。そこで、判断軸が変わりました。今の判断軸:「自分一人で対応できるか」「社内で立て直せるか」最近は、この2つで考えています。・これは自分一人で対応できるのか・何かあっても、社内ですぐ立て直せるかどちらも「イエス」なら、自分で対応する。 どちらかが「ノー」なら、外注を検討する。シンプルですが、実務ではこれが一番機能しています。登記や届出を自分でやっているのも、この軸で見れば説明がつきます。 不備があっても修正できる。差し戻されても社内で対処できる。だから、自分でやる。逆に言えば、修正のコストが読めない、リカバリーの手段が見えない領域は、外注する。士業が絡む領域は、外注したい税務や法的な判断になると、話は一気に重くなります。・判断の前提が専門的・解釈が絡む・修正するにも時間やコストがかかるこういうものを、自分一人で対応できるかと考えると、正直、不安の方が勝ちます。だから今は

突然ですが、銀行員がアポを入れたくなる会社の条件をご存知でしょうか。 「信頼できる会社」「業績が良い会社」——そう思われるかもしれませんが、実務では、もっと即物的な理由もあります。 ・ 周辺に訪問先が多い（複数社を一気に回れる） ・ 個室や応接室がある（従業員の目を気にせず話せる） ・ 駐車場がある（車移動の多いエリアでは地味に大きい） 笑える話ですが、これは本音です。 銀行員も営業職である以上、訪問件数のノルマがあります。 行きやすい会社には自然と足が向くものです。 ただ、13年間、法人担当として多くの会社を訪問し続けて気づいたことがあります。本当に何度も足を運びたくなる会社には、別の共通点がありました。 今日はその話をしたいと思います。共通点①　困る前に話してくれる資金繰りが悪化してから初めて連絡してくる会社と、日頃から状況を共有してくれる会社では、担当者の動き方がまったく違います。 困っている状態で相談を受けると、担当者は「追い込まれる」感覚があります。猶予がない中で稟議を書かなければならない。しかし普段から情報がない会社の稟議は、材料を集めるだけで相当の時間がかかります。結果として、担当者は「あまり近づきたくない会社」という印象を持ち、取引も自然と希薄になっていきます。 銀行では訪問のたびに日誌や報告書で常に上席・本部と情報を共有しています。つまり担当者だけが知っている、という状態はありません。 日頃から情報を開示してくれている会社は、融資の相談が来たときには既に社内で文脈が共有されており、担当者が初動を取りやすい状態になっています。逆に、突然ネガティブな数字が出てきた

はじめに この記事は、特定の会社の話ではありません。 銀行員時代に融資・関連会社紹介を通じて多くの企業の内情に触れ、その後は管理部門の責任者として複数の組織で制度改革に携わってきました。 その経験の中で「これは一社だけの話ではない！」と繰り返し感じた場面があります。 その共通点を、就業規則の整備というテーマに絞って書いたのがこの記事です。 対象は主にベンチャー・成長期の中小企業。規定の変更をしばらくしていない、または制度がないまま走ってきた会社が、初めて就業規則と向き合うときに必ずぶつかる壁があります。 まず何から始めるか 迷わず厚労省のモデル就業規則を起点にすることをお勧めします。法令上の最低基準が網羅されており、骨格として使うには十分です。ただし、テンプレートはあくまで「骨格」でしかありません。問題はここからです。 壁①　「知らなかった」が積み重なっている ベンチャー・中小企業に共通する問題があります。制度がないまま走ってきた会社ほど、法令上の義務を「知らないままやり過ごしてきた」状態が積み重なっています。 典型的なのが固定残業代（みなし残業）です。 「月30時間分の固定残業代を払っているから残業代は不要」——そう思っている経営者は少なくありません。しかし実態はそんなことありません。30時間以上残業が発生した場合、超過分の残業代支払が必要になります。よくある誤解さらに見落とされがちなのが、固定残業時間を60時間など高い水準に設定しているケースです。36協定の上限規制では、月45時間を超える残業は特別条項を結んでいても年6回までしか認められません。さらに特別条項でも、年間72