今回は、私が出品している 案件進捗管理表（Excel） の仕組みを紹介します。
添付の管理表では、以下の機能をまとめています。
■受付日の自動判定
■納期の自動計算（5営業日）
■作業時間の自動算出
■ピボットテーブルによる担当者別集計
① 受付日と納期を自動計算する仕組み
案件進捗管理では、「何時までに受領したか」 が受付日を決める重要なポイントです。
添付の管理表では、次のように設定しています。
■「14時まで受付分を当日受付とし、14時1分以降は翌営業日受付になる」
このルールをExcel関数で自動化しています。
■受付日をもとに受付日＋5営業日 を納期として自動計算。
祝日リスト（シート「Holidays」）を参照し、土日祝を除いた営業日計算 が可能です。
■サンプルには提示してませんが、不備問が発生した場合に備えて、以下の項目を設ける事も可能です。
・不備問発生日
・不備解消日
・不備解消日＋5営業日の最終納期（自動計算）
②作業着手日時・完了日時はダブルクリックで入力
作業者が手入力する手間を減らすため、ダブルクリックで NOW() の日時が自動入力される仕組み を設定しています。
・1次作業着手日時
・1次作業完了日時
・2次作業着手日時
・2次作業完了日時
これにより、作業者はクリックするだけで記録が残ります。
さらに、「作業時間 ＝ 完了日時 − 着手日時」の関数を設定し、作業時間が自動で算出されるようにしています。
③ ピボットテーブルで担当者別・日別の完了件数を可視化
※列92となってる部分は、正しくは１次作業完了日です。
※列132となってる部分は、正しくは２次作業完了日です。
管理表には、以下のようなピボットテーブルを用意しています。
「個人ごとの日ごと・種別ごとの完了件数を集計」
実際のピボットには、依頼種別ごとに件数が集計されています。
例
Aさん：解約1件、情報変更1件、新規申込1件（計3件）
Bさん：解約1件、新規申込1件（計2件）
このデータを使うことで、以下のような確認を行う事が可能です。
■出社日とテレワーク日の生産性比較
■作業者ごとの負荷状況
■種別ごとの処理量の偏り
まとめ：Excelで業務はもっと楽になる
今回紹介した管理表は、「入力の手間を減らし、集計を自動化する」 ことを目的に作成しています。
■受付日・納期の自動計算
■作業時間の自動算出
■ピボットによる可視化
これらを組み合わせることで、バックオフィス業務の負担を大幅に減らすことができます。
ココナラでは管理表の作成依頼も受付中
実務で使える管理表を作りたい方は、お気軽にご相談ください。
■案件管理表
■チェックシート
■業務フロー図
■マニュアル作成
など、業務改善に役立つツールを作成しています。
