議事録に、会議の全部を書く必要はない

議事録の書き方は、

会社や上司の考え方で変わる。

昔勤めていた会社で、

一度、会議の決定事項だけを中心に議事録を書いたことがあった。

すると、

「これでは足りない」

と言われ、

次の会議では、少し意地になって、

会議中に話した内容をほぼ全部打ち込みました。

タイピングには自信があったので、

かなり細かく書きました。

結果、議事録は10枚くらいになり、

当然、今度は怒られました。

少なすぎてもダメ。

多すぎてもダメ。

そのとき、

議事録って意外と難しいなぁと思いました。

会議を全部書いても、使える議事録にはならない

会議中に話したことを全部書けば、

正確な議事録になるわけでもない。

全部書くと、

あとで読む人が大変になります。

どこが大事なのか。

何が決まったのか。

何が保留なのか。

次に何をするのか。

そこが埋もれてしまいます。

議事録は、

文字数が多いほど良いわけではありません。

10枚の議事録でも、

決定事項が見つけにくければ使いにくいです。

でも、決定事項だけでも足りないことがある

逆に、

決定事項だけを書けばいいわけでもありません。

なぜそう決まったのか。

何が論点だったのか。

反対意見や保留理由は何だったのか。

ここが残っていないと、

あとから見たときに分からなくなります。

たとえば、

「A案で進める」

とだけ書いてあっても、

なぜB案ではなくA案なのかが分からない。

数か月後に見返したとき、

また同じ話を繰り返すことがあります。

だから、議事録は短ければ良いわけでもない。

ここが難しいところです。

報告書をまとめただけでは、議事録になりにくい

当時、ほかの人が書いた議事録にも、

正直あまり納得していませんでした。

会議前に各自が報告書を出す。

会議では、その内容を順番に発表する。

それを議事録としてまとめる。

この流れが多かったからです。

でもそれだと、

会議で話した内容というより、

報告書の再編集に近い。

もちろん、報告内容を残すことも必要です。

ただ、議事録として本当に残したいのは、

報告そのものではなく、

その報告に対して会議で何が決まったのかです。

議事録に残すべきなのは、会議で動いたこと

個人的に、議事録で大事なのはこのあたりだと思います。

1つ目は、議題。

何について話したのか。

2つ目は、決定事項。

何が決まったのか。

3つ目は、保留事項。

何が決まらなかったのか。

4つ目は、次回までの宿題。

誰が、いつまでに、何をするのか。

5つ目は、判断の理由。

なぜその結論になったのか。

この5つが残っていれば、

あとから見返しても使いやすいです。

逆に、発言を全部書いてあっても、

この5つが抜けていると使いにくい。

議事録は、

会議の文字起こしではなく、

会議の結果を残すものだと思います。

会議の目的が曖昧だと、議事録も曖昧になる

議事録が書きにくい会議は、

そもそも会議の目的が曖昧なことがあります。

報告なのか。

相談なのか。

決定なのか。

確認なのか。

ここが曖昧なまま始まると、

議事録もぼやけます。

何を書けばいいのか分からない。

どこが結論なのか分からない。

誰が何をするのか分からない。

そうなると、

議事録を書く人の能力だけの問題ではなくなります。

会議の設計自体を見直したほうがいい場合もあります。

まとめ

議事録は、

会議の内容を全部書くものではありません。

かといって、

決定事項だけを雑に書けばいいわけでもありません。

大事なのは、

何を話したのか。

何が決まったのか。

何が決まらなかったのか。

次に誰が何をするのか。

なぜその結論になったのか。

ここを残すことだと思います。

会議をしたのに、

あとから見たら何も動いていない。

これが一番もったいない。

議事録は、

会議を記録するためだけではなく、

次の行動につなげるためにある。

私はそう考えています。