そのExcel共有、もう限界かもしれません｜壊れる・重い・最新版が分からないを防ぐ方法

「このファイル、誰か開いていますか？」

「最新版はどれですか？」

「計算式が消えているんだけど、誰が触った？」

社内でExcelを共有していると、このようなやり取りが起きることがあります。

Excelは非常に便利なツールです。

表を作る、計算する、一覧を管理する、帳票を印刷する。

少人数で使う分には、低コストで柔軟に対応できます。

しかし、利用する人数や業務量が増えると、便利だったExcelが少しずつ管理の負担に変わっていきます。

私自身、ひとり総務として業務を行う中で、

「Excelそのものが悪いのではなく、今の使い方が業務に合わなくなっている」

と感じる場面が何度もありました。

Excel共有でよく起きる3つの問題

1．どれが最新版か分からなくなる

ファイルをメールやチャットで送り合っていると、同じような名前のファイルが増えていきます。

・売上一覧.xlsx

・売上一覧_最新版.xlsx

・売上一覧_最新版2.xlsx

・売上一覧_修正版.xlsx

・売上一覧_最終確定.xlsx

作成した本人には分かっていても、別の人から見ると、どれを使えばよいのか判断できません。

古いファイルに入力してしまい、あとから新しいファイルへ転記することもあります。

この転記作業で入力漏れや数字の間違いが起きれば、確認作業まで増えてしまいます。

2．数式や書式が壊れる

複数人が同じExcelを操作すると、意図せず数式を消したり、セルの位置をずらしたりすることがあります。

入力する人に悪気がなくても、

「入力欄だと思って数式のセルを上書きした」

「行を追加したら集計範囲から外れた」

「コピーした際に書式が変わった」

といったことは起こります。

壊れないようにシートを保護すると、今度は必要な修正ができなくなる。

保護を解除すると、また壊れる可能性がある。

この繰り返しになっている職場も少なくありません。

3．管理できる人が一人しかいない

複雑な数式やマクロを使ったExcelは、作成した本人しか直せない状態になりがちです。

ほかの社員は仕組みを理解できないため、

「触ると壊れそうだから担当者に任せる」

という運用になります。

その担当者が休むと処理が止まる。

異動や退職をすると、誰も修正できなくなる。

これは、Excelの問題というよりも、業務が個人に依存している状態です。

Excelをやめれば解決するわけではない

ここで注意したいのが、

「Excelで問題が起きたから、すぐに高額なシステムを導入する」

という判断です。

高機能なシステムを導入しても、実際の業務に合っていなければ使われません。

入力項目が多すぎる。

操作が複雑で覚えられない。

現場ではスマートフォンしか使えない。

必要な帳票が出せない。

このような問題が起きると、結局システムとは別にExcelで管理することになります。

その結果、入力する場所が増えて、以前より手間がかかることもあります。

大切なのは、Excelを残すか廃止するかではありません。

現在の業務に対して、どの部分を残し、どの部分を仕組み化するかを考えることです。

GoogleスプレッドシートとGASという選択肢

高額な専用システムを導入するほどではない場合、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script、通称GASを使う方法があります。

Googleスプレッドシートをデータの管理場所にして、GASで繰り返し作業や入力処理を自動化します。

例えば、次のような仕組みを作れます。

例1．申請内容を自動で一覧化する

従業員が専用フォームへ入力すると、内容が自動的にスプレッドシートへ登録されます。

申請日、申請者、内容、対応状況などを同じ形式で記録できるため、担当者が毎回Excelへ転記する必要がありません。

未対応の申請だけを表示したり、申請が来たときに担当者へメールを送ったりすることもできます。

例2．日報や実績を自動集計する

店舗や担当者ごとに入力された数字を、一つの管理画面へ集約します。

担当者別、部署別、月別などの集計を自動化すれば、月末に複数のExcelを開いて数字を集める作業を減らせます。

入力されていない部署を一覧で確認する仕組みも作れます。

例3．必要な帳票をボタンで作成する

スプレッドシートに登録されたデータから、見積書、報告書、一覧表などを自動で作成します。

毎回同じ内容をコピーして、日付や名前を書き換える作業を減らせます。

作成したファイルを指定したフォルダへ保存したり、関係者へメールで送ったりすることも可能です。

GASが向いている業務

GASによる仕組み化は、特に次のような業務と相性があります。

・同じ内容を何度も転記している

・複数人から同じ形式で情報を集めたい

・毎月同じ集計作業をしている

・定型のメールや通知を送っている

・決まった形式の帳票を作っている

・誰が対応したか記録したい

・現在もGoogleスプレッドシートを使っている

反対に、非常に複雑な権限管理が必要な業務や、大量のデータを高速で処理する業務、停止が許されない基幹業務では、専用システムの方が適している場合があります。

すべてをGASで作ればよいわけではありません。

扱う情報や利用人数、必要な安全性を確認したうえで、適した方法を選ぶ必要があります。

システムを作る前に整理したいこと

業務を仕組み化するときは、最初から機能を考える必要はありません。

まずは、次の3点を整理すると分かりやすくなります。

誰が入力するのか

社員全員が入力するのか。

管理者だけが入力するのか。

店舗や部署ごとに担当者がいるのか。

利用する人によって、適切な入力画面は変わります。

何を確認したいのか

データを集めることが目的なのか。

未対応の案件を見つけたいのか。

月末の集計を楽にしたいのか。

最終的に確認したい内容を明確にすると、不要な機能を減らせます。

どこで作業が止まっているのか

入力に時間がかかっている。

転記が多い。

確認する人が決まっていない。

担当者への連絡を忘れる。

まずは一番負担が大きい部分を見つけます。

業務全体を一度にシステム化しなくても、時間がかかっている一部分だけを自動化することで、大きく改善できる場合があります。

現場で使えることを優先する

システム開発では、機能を追加しようと思えば、いくらでも追加できます。

しかし、機能が多いほど使いやすくなるとは限りません。

入力項目を減らす。

押すボタンを分かりやすくする。

管理者が見る画面を一つにまとめる。

エラーが起きたときの対応方法を残す。

こうした細かな部分の方が、実際の運用では重要です。

私は、ひとり総務として実際に管理業務を行っているため、単にプログラムが動くことではなく、

担当者が変わっても、日常業務の中で使い続けられること

を大切にしています。

業務内容に合わせたGASシステムを構築します

ココナラでは、GoogleスプレッドシートとGASを使った業務システムの構築サービスを出品しています。

「何を作ればよいか決まっていない」

「今使っているExcelをどう改善できるか分からない」

「自動化できる業務なのか判断できない」

という段階でもご相談いただけます。

現在行っている作業や、困っていることをお聞きしたうえで、

・そのままExcelを使った方がよい部分

・スプレッドシートへ移した方がよい部分

・GASで自動化できる部分

・専用システムを検討した方がよい部分

を整理します。

無理にすべてをシステム化するのではなく、費用と効果のバランスを見ながら、必要な仕組みをご提案します。

サービスページの「見積り・カスタマイズの相談」から、現在使用しているExcelの用途や、特に時間がかかっている作業をお知らせください。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

現役のひとり総務として、Googleスプレッドシート、GAS、生成AIを活用した業務改善を行っています。

高額なシステムを導入するほどではないけれど、手作業のままでは負担が大きい。

そんな中小企業の業務を、現場で無理なく使い続けられる形に整えるお手伝いをしています。