「聞いてない」は伝え方の問題ではない。ひとり総務が考えた“確認まで終わる”社内連絡の仕組み

「その変更、聞いていません」

「朝礼で伝えたはずなんだけど……」

「グループLINEにも送ったのに、見ていない人がいた」

会社で総務や管理業務をしていると、このような場面に何度も遭遇します。

重要な連絡を文章にして、朝礼でも説明して、掲示板にも貼った。

それでも、数日後には「知らなかった」「聞いていない」と言われてしまう。

私自身、ひとり総務として働く中で、この問題に何度も悩まされてきました。

最初は、伝え方や本人の意識に原因があると思っていました。

しかし、現場を見ているうちに気づきました。

「伝えたこと」と「相手が確認したこと」は、まったく別の話です。

社内連絡で起きている3つの問題

1．勤務時間が違う

全員が同じ時間に出勤する会社ばかりではありません。

早番、遅番、夜勤、パート、アルバイト、複数拠点など、働く時間や場所が違えば、朝礼だけですべての人に伝えるのは困難です。

その場にいなかった人には、誰かが後から伝える必要があります。

そして、その「誰かが伝える」という運用が抜けると、連絡漏れが発生します。

2．連絡がほかの情報に埋もれる

チャットやグループLINEは手軽ですが、連絡が次々と流れていきます。

重要なお知らせのあとに、質問、雑談、写真、別件の連絡が続けば、見落とす人が出るのは不思議ではありません。

本人は悪気なく、

「あとで確認しよう」

と思ったまま忘れてしまいます。

送信履歴は残っていても、誰がきちんと確認したのかまでは分かりません。

3．未確認者を追いかけられない

管理する側にとって特に大変なのが、この問題です。

掲示板に貼った。

メールも送った。

朝礼でも伝えた。

しかし、誰が確認済みで、誰がまだ確認していないのかが分かりません。

その結果、何か問題が起きてから、

「この人には伝わっていなかった」

と判明します。

これでは、連絡手段はあっても、確認管理の仕組みがあるとは言えません。

「送信」で終わらせず、「確認」までを業務にする

この問題を解決するために必要なのは、さらに連絡回数を増やすことではありません。

必要なのは、

お知らせを送る仕組みではなく、相手が確認したところまで管理できる仕組みです。

例えば、重要なお知らせを表示し、本人が内容を確認してボタンを押すまで次に進めないようにします。

確認した日時や対象者を自動で記録できれば、管理者は一覧を見るだけで状況を把握できます。

未確認の人だけが分かれば、全員に何度も連絡する必要もありません。

必要な人にだけ、個別に声をかけられます。

GoogleスプレッドシートとGASでできること

大規模な専用システムを導入しなくても、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script、通称GASを組み合わせることで、小規模な社内連絡システムを作ることができます。

例えば、次のような運用が可能です。

・全社員向けのお知らせを表示する

・特定の部署や拠点だけに配信する

・特定の個人だけに表示する

・確認するまで画面を閉じられないようにする

・誰がいつ確認したかを記録する

・表示開始日と終了日を設定する

・緊急のお知らせを優先表示する

・確認済みのお知らせを自動で非表示にする

・管理者画面で確認状況を一覧表示する

普段の管理はスプレッドシート上で行えるため、新しい管理ソフトの操作を一から覚える負担も抑えられます。

高機能なシステムが正解とは限らない

業務改善というと、高額なシステムや多機能なツールを導入するイメージがあるかもしれません。

しかし、機能が多ければ現場で使われるとは限りません。

特に中小企業では、

・パソコン操作が得意な人ばかりではない

・店舗や工場では共用端末を使用している

・スマートフォンを持ち込めない場所がある

・新しいアプリのインストールが難しい

・毎月の利用料金を増やしにくい

といった事情があります。

大切なのは、最新のツールを入れることではありません。

今の職場で、無理なく使い続けられる仕組みにすることです。

そのため、私は「何が作れるか」よりも先に、

「現在どのように連絡していますか」

「誰に伝わらないことが多いですか」

「どこで確認できると便利ですか」

「管理する人は誰ですか」

といった、実際の運用を確認することを大切にしています。

「聞いていない」を個人の責任にしない

連絡を確認しなかった人を注意するだけでは、同じ問題がまた起こります。

もちろん、本人の確認不足が原因になることもあります。

しかし、同じ問題が何度も起きているなら、人だけでなく仕組みも見直す必要があります。

誰が確認したか分からない。

重要な連絡がほかのメッセージに埋もれる。

伝達方法が担当者ごとに違う。

このような状態のまま、個人の注意力だけに頼るのは限界があります。

忘れることや見落とすことを前提にして、確認できる仕組みを作る。

それが、現場にも管理者にも負担の少ない業務改善だと考えています。

こんな職場に向いています

今回の仕組みは、特に次のような職場と相性があります。

・早番、遅番、夜勤など勤務時間が分かれている

・パートやアルバイトを含めて従業員が多い

・複数の店舗、工場、営業所がある

・朝礼に参加できない人がいる

・社内チャットの連絡が流れてしまう

・重要なお知らせの確認状況を管理したい

・大規模な社内システムを導入する予算がない

一方で、従業員全員が常に同じ場所で働いており、口頭連絡だけで問題なく運用できている職場には、必要以上の仕組みになる可能性があります。

業務改善では、何でもシステム化すればよいわけではありません。

現在の問題に対して、本当に仕組みが必要かを見極めることも重要です。

現場に合わせたお知らせ確認システムを構築します

ココナラでは、GoogleスプレッドシートとGASを使った「お知らせ確認システム」の構築サービスを出品しています。

全社、部署、拠点、個人ごとの配信や、確認状況を管理するための画面まで、実際の運用に合わせて構築します。

「自社でも使えるか分からない」

「今の連絡方法をどう変えればよいか整理できていない」

という段階でも問題ありません。

現在の運用や困っていることをお聞きし、必要な機能を一緒に整理します。

サービスページの「見積り・カスタマイズの相談」から、現在の連絡方法とお悩みをご連絡ください。

無理にシステム化を勧めるのではなく、今の職場に合う方法かどうかも含めてご提案します。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

現役のひとり総務として、Googleスプレッドシート、GAS、生成AIを活用した業務改善を行っています。

「高額なシステムを導入するほどではないけれど、手作業のままでは大変」

そんな中小企業の業務を、現場で使い続けられる形に整えるお手伝いをしています。