業務改善は、いきなりシステム開発から始めなくていい｜ひとり総務が考える小さな自動化の始め方

「毎月の集計に時間がかかっている」

「Googleフォームの回答後、同じ返信メールを毎回手作業で送っている」

「別の店舗や営業所へ連絡したけれど、誰が確認したのか分からない」

こうした業務の悩みがあっても、

「システム開発を依頼するほどではない」

「何十万円もかけるのは難しい」

「そもそも、何を自動化できるのか分からない」

と考え、そのまま手作業を続けている会社は少なくありません。

私自身、現役のひとり総務として働く中で、同じような悩みを何度も経験してきました。

そして感じているのが、

業務改善は、最初から大きなシステムを作らなくても始められる

ということです。

自動化は「一番困っている1か所」からでいい

業務改善を考えると、

・申請をすべて電子化する

・集計をすべて自動化する

・社内連絡を一つのシステムへまとめる

・管理画面や通知機能も付ける

と、つい大きな仕組みを想像してしまいます。

しかし、最初から全部を変えようとすると、必要な機能が増え、費用も高くなります。

現場の運用が決まっていない状態でシステムを作ると、完成後に、

「思っていた使い方と違う」

「入力項目が多くて使われない」

「結局Excelも残っている」

ということも起こります。

まずは、現在最も負担になっている作業を一つだけ選ぶ方が、失敗しにくくなります。

例えば、Googleフォームの返信だけを自動化する

問い合わせや申込みにGoogleフォームを使っていても、その後の処理が手作業になっていることがあります。

回答が届いたら、

1．内容を確認する

2．回答者のメールアドレスをコピーする

3．受付完了メールを作る

4．社内の担当者へ内容を転送する

5．対応状況をスプレッドシートへ記録する

という作業を毎回行っている状態です。

件数が少なければ、それほど負担に感じないかもしれません。

しかし、忙しいときには回答を見落としたり、返信が遅れたり、社内への共有を忘れたりする可能性があります。

この場合、すべてをシステム化しなくても、

・フォーム回答をスプレッドシートへ記録

・回答者へ受付完了メールを自動返信

・管理者へ回答内容を自動通知

という部分だけを自動化できます。

一度設定すれば、毎回同じメールを書く必要がなくなり、問い合わせの見落としも防ぎやすくなります。

小さな仕組みですが、日常業務では十分な効果があります。

連絡は「送信」よりも、その後の管理が大変

複数の店舗、工場、営業所がある会社では、連絡方法が増えがちです。

電話、口頭、メール、チャット、紙のメモなどが混在すると、

「誰に伝えたのか」

「相手は確認したのか」

「誰が対応しているのか」

「その依頼は完了したのか」

が分からなくなります。

連絡を送るだけなら、メールやチャットでも可能です。

本当に管理が必要なのは、その後です。

例えば、Web画面上で、

・宛先を指定して依頼を送る

・相手が内容を確認する

・回答や対応内容を記録する

・未対応、対応中、完了を表示する

・誰がいつ確認したかを残す

という流れを作れば、電話や口頭だけに頼る必要がなくなります。

特に、別拠点への依頼や引き継ぎが多い職場では、連絡内容を残すだけでも業務が安定しやすくなります。

「聞いていない」を人のせいだけにしない

社内のお知らせでも、同じ問題が起こります。

朝礼で伝えた。

グループチャットにも送った。

掲示板にも貼った。

それでも、あとから「聞いていません」と言われることがあります。

もちろん、本人の確認不足が原因の場合もあります。

しかし、

・勤務時間が違う

・連絡がほかのメッセージに埋もれる

・確認した人が記録されない

・未確認者を管理できない

という状態なら、仕組みにも改善の余地があります。

お知らせを表示し、本人が確認した記録を残せれば、管理者は未確認の人だけを把握できます。

全員へ何度も連絡する必要もなくなります。

Excel集計も、全部を作り直す必要はない

複数の担当者から届くExcelを、月末に一つの表へコピーしている。

担当者別や店舗別に集計している。

未提出者を確認して、メールを送っている。

このような業務も、自動化しやすい部分です。

ただし、現在使っているExcelをすべて廃止しなければならないわけではありません。

例えば、

・入力形式だけを統一する

・集計部分だけをGoogleスプレッドシートへ移す

・未提出者の確認だけを自動化する

・帳票の作成だけをボタン化する

という方法もあります。

大切なのは、新しいシステムを入れることではなく、

今の業務で、繰り返し発生している負担を減らすこと

です。

自動化しない方がよい作業もある

GASやAIを使えば、さまざまな作業を自動化できます。

しかし、自動化できることと、自動化した方がよいことは別です。

例えば、

・年に数回しか行わない

・一回あたり数分で終わる

・毎回判断基準が変わる

・例外が非常に多い

・ルールがまだ決まっていない

という作業は、無理に自動化しない方が効率的な場合があります。

仕組みを作るには、設計、設定、テスト、保守が必要です。

削減できる時間より、作る費用や管理する負担の方が大きければ、手作業を整理するだけで十分です。

私は、何でもGASで作るのではなく、

・自動化できる部分

・手作業のままがよい部分

・別のサービスを使うべき部分

・先に業務ルールを整理すべき部分

を分けて考えることを大切にしています。

業務改善の始め方は3段階

何から始めればよいか分からない場合は、次の順番で考えると整理しやすくなります。

1．困っている作業を一つ選ぶ

まずは、

「毎月3時間かかる集計」

「毎回同じ内容を送る返信メール」

「確認状況が分からない拠点間連絡」

など、一番負担になっている作業を一つ選びます。

2．自動化する価値があるか確認する

次に、

・どのくらいの頻度で行うか

・一回あたり何分かかるか

・何人が作業するか

・ミスが起きるとどのくらい影響があるか

を確認します。

作業時間が短くても、ミスや見落としによる影響が大きい業務は、自動化する価値があります。

3．小さく導入してから広げる

最初は、

・自動返信だけ

・管理者通知だけ

・集計だけ

・確認記録だけ

という小さな範囲から始めます。

実際に使って問題がなければ、あとから条件分岐、PDF作成、通知先の振り分け、管理画面などを追加できます。

現在の業務に合った方法をご提案します

ココナラでは、GoogleスプレッドシートとGASを使った業務改善サービスを出品しています。

現在提供している主な内容は以下です。

・事務作業をGASで自動化できるかの診断

・Googleフォームの自動返信、管理者通知

・Excel、スプレッドシート業務の自動化

・社内お知らせの確認管理

・複数拠点の連絡、依頼、回答、完了管理

「何を依頼すればよいか分からない」

「今の作業が自動化に向いているか判断できない」

という段階でも問題ありません。

現在の作業方法や困っていることを確認し、費用と効果のバランスを見ながら、無理のない改善方法をご提案します。

いきなり大きなシステムを作る必要はありません。

まずは、毎日や毎月繰り返している小さな手作業から見直してみてください。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

現役のひとり総務として、Googleスプレッドシート、GAS、生成AIを活用した業務改善を行っています。

高額なシステムを導入するほどではないけれど、手作業のままでは負担が大きい。

そんな中小企業の業務を、現場で無理なく使い続けられる形に整えるお手伝いをしています。