「しまった…領収書を捨ててしまった！」
個人事業主やフリーランスの方から、よくいただくご相談です。
経理や確定申告に慣れていないと、
* 領収書がないと経費にできないの？
* 税務調査で怒られる？
* もう諦めるしかない？
と不安になりますよね。
結論から言うと、領収書をなくしたからといって、必ずしも経費にできなくなるわけではありません。
今回は、領収書を紛失した場合の対処法について解説します＾＾
結論：支出の事実を説明できれば経費になる可能性があります
経費として認められるために重要なのは、
「事業のために支出したこと」
です。
もちろん領収書は有力な証拠ですが、領収書しか認められないわけではありません。
例えば、
* クレジットカードの利用明細
* 銀行振込の履歴
* ネットショップの購入履歴
* メールの注文履歴
などで支出内容を確認できる場合があります。
クレジットカード払いの場合
比較的安心なのがクレジットカード決済です。
カード会社の利用明細に
* 利用日
* 利用先
* 利用金額
が残っています。
例えば、
「仕事用のプリンターインクをAmazonで購入した」
のであれば、Amazonの注文履歴とカード明細を保管しておけば説明しやすくなります。
現金払いの場合は要注意
現金払いの場合は証拠が残りにくくなります。
例えば、
* 駐車場代
* 消耗品購入
* 電車代
などです。
このような場合は、出金伝票を作成しておきましょう。
出金伝票には、
* 日付
* 支払先
* 金額
* 内容
を記載します。
例）
2026年6月15日
〇〇文具店
1,280円
コピー用紙購入
このように記録しておくことで、後から説明しやすくなります
領収書をなくさないための対策
私が記帳代行をしていて感じるのは、
「なくす人は何度もなくす」
ということです。
おすすめは次の3つです。
①スマホで撮影する
購入後すぐに写真を撮る習慣をつけましょう。
②会計ソフトの証憑保存機能を使う
freeeやマネーフォワードならスマホからアップロードできます。
③月に1回整理する
確定申告前に1年分を整理するのは大変です。
月に1回でも確認するだけで負担が大きく減ります。
領収書をなくした場合でも、すぐに経費を諦める必要はありません。
重要なのは、
「事業のために支出したことを説明できるか」
です。
クレジットカード明細や購入履歴など、代わりになる資料を保管しておきましょう。
ただし、毎月の領収書整理や帳簿付けが負担になっている場合は、早めに記帳代行を利用するのも一つの方法です。
経理業務を後回しにすると、確定申告前にまとめて作業することになり、時間も手間もかかってしまいます。
日々の業務に集中するためにも、無理のない経理体制を整えていきましょう。
