セラー業務支援室です。
私は医薬品メーカーで営業事務として30年間働いてきました。
同じ会社で長く勤めていると、時代が変わっても会社にとって必要な「資料」が存在します。
今回のブログでは、「担当者」 について書いてみたいと思います。
先日、会議で業務見直しについて話し合っていたときのことです。
長年、すべての営業部門で作成し続けている“ある資料”について、議論が持ち上がりました。
その資料の内容を説明できる人は、実はベテランである私だけでした。
ほかの担当者は、引継ぎの際に「作り方」だけを習い、意味や意図まで教わったことはなかったようです。
誰からも指摘されないまま、毎月のルーティンとして淡々と作成してきた――それが実態でした。
正直に言うと、私自身も社会人になりたての時は同じでした。
作成方法だけが伝えられ、「なぜこの数字が必要なのか」「何を判断する資料なのか」には触れられませんでした。
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■「自分の資料の説明もできないのか」——悔しさが原点
そんな私が変わるきっかけをくれたのは、かつての上司の一言でした。
「自分の作っている資料の説明もできないのか」
その瞬間はとても悔しかったのですが、その言葉が今の私を形づくっています。
そこから私は、任された資料が 何を表し、何の判断に使われるのか を理解するように努めました。
数字と向き合い続けるうちに、
• 現状と合っていない点
• 見直しの必要性
• そもそも資料そのものが不要なのでは？
と、気づくことが増えていきました。
上司への改善提案も自然と増え、
「新しい資料を作ってほしい」と頼まれたときも、
既存資料の改善で十分対応できるケースに気づけるようになったのです。
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■資料は“数字の組み合わせ”で意味が変わる
営業資料で扱う数字は、実はそれほど多くありません。
• 売上数量
• 売上単価
• 仕入価
• 売上原価
• 経費
• ●●率
これらの数字を どう並べ、何を足し引きするか。
それだけで、同じ数字でも資料の意味はまったく変わります。
だからこそ思うのです。
皆さんは、今担当している資料の「意味」を本当に理解しているでしょうか？
ただ前任者のやり方を踏襲しているだけになっていないでしょうか。
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■「担当者は改革者である」
別の上司が常々口にしていた言葉があります。
「担当者は改革者である」
この言葉は、今も私の指針として胸に残っています。
資料を一番近くで扱い、内容を熟知できるのは、ほかでもない 担当者自身 です。
だからこそ、資料をより良くできるのも担当者ですし、古い慣習を断ち切れるのも担当者です。
長年の慣習だからと鵜呑みにせず、
「この資料は今の業務に本当に必要か？」
「もっと良い形に変えられないか？」
と問い直すことが、最初の一歩だと思います。
ちなみに、あなたが企業の一員でしたら、改革はタイミングが非常に大切です。でもそのタイミングを逃さないための準備も大事で、その準備とは、日々の業務の中で “なぜ？” と疑問をもち、
その疑問をそのままにせず 掘り下げる習慣 を続けることです。
そして、担当者としての疑問を深め続けた人こそ、
改革のタイミングに気づくことができ、迷わず一歩を踏み出る、私はそう信じています。
