顧客管理表で更新漏れを防ぐために決めたいこと｜対応漏れを減らす管理の考え方

顧客管理表は作ってあるのに、

対応漏れや更新漏れが起きてしまうことがあります。

こうした状態は、

情報が入っていないというより、

更新の仕方や確認の流れが曖昧なことが原因になっている場合が多いです。

たとえば、

対応済・未対応の分け方が人によって違う、

更新するタイミングが決まっていない、

確認に必要な情報が別の場所に分かれている、

といった状態です。

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顧客管理表で大事なのは、誰が見ても今の状況が分かりやすく、同じ流れで更新できる形に整えておくことです。

まず見直したいのは、次の3つです。

この3つが揃うと、

情報は入っていても、

あとで見返した時に状況が分かりにくくなり、

対応漏れや更新漏れが起きやすくなります。

特に多いのが、

「済」「完了」「対応中」「未」などの表記が人によって違う状態です。

たとえば、

ある人は「済」と入力し、

別の人は空欄のままにしていると、

一覧で見た時に対応状況を正しく把握しにくくなります。

また、

連絡履歴は別シート、

担当メモは別ファイル、

進捗は口頭共有だけ、

といった状態だと、

確認するたびに複数の場所を見る必要が出てきます。

さらに、

いつ更新するかが決まっていないと、

対応後に記録が残らず、

気づいた時には漏れが起きていた、ということも起こりやすくなります。

顧客管理表は、

ただ情報を並べるだけではなく、

今の状況がすぐ分かり、

対応漏れが起きにくく、

更新しやすいことが大切です。

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今の顧客管理表だと更新漏れが起きやすい、

対応状況をもっと分かりやすくしたい、

管理の流れごと整理したい、

そんな場合は、運用に合わせて整えることができます。

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