メールが埋もれるなら、必要な情報だけ一覧にしてみる

メールが埋もれて困るとき、

最初から大きなシステムを作る必要はありません。

まずは、メールの中で管理している情報を、必要な分だけ一覧にすることから始められます。

たとえば、社内依頼であれば、

・依頼日

・依頼者

・担当者

・依頼内容

・期限

・現在の状態

・関連メールや資料のリンク

・完了日

このような項目を並べるだけでも、メールを何度も探す必要が減ります。

メール本文をすべて転記する必要はありません。

必要なのは、業務を進めるために見るべき情報です。

さらに、状態を

未対応、確認中、回答済、完了

のように分けておくと、今どこで止まっているのかが分かりやすくなります。

期限が近いものだけを表示する。

担当者ごとに絞り込む。

完了したものは一覧から外す。

期限を過ぎたものだけを目立たせる。

このような工夫は、Excelでもできます。

大切なのは、メールをなくすことではありません。

メールはメールとして使い、

管理したい情報だけを別の場所で見えるようにする。

それだけでも、

「あのメールどこだっけ」

「誰に確認中だっけ」

「期限はいつだったっけ」

という確認作業を減らすことができます。

埋もれるメールを探し続けるより、必要な情報だけを見える場所に置く。

小さな改善ですが、日々の業務ではとても効果があります。