私なら、メールを「連絡」と「管理」に分けて考えます

メールが埋もれる問題を整理するとき、私ならまず

「メールで連絡すること」

と

「メールで管理しようとしていること」

を分けて考えます。

メールは連絡には便利です。

相手に伝える。

資料を送る。

回答をもらう。

記録を残す。

ここまではメールが得意な部分です。

でも、進捗管理や期限管理になると、メールだけでは難しくなります。

今どの案件が止まっているのか。

誰の回答待ちなのか。

期限を過ぎているものはどれか。

完了したものはどれか。

上司が全体を見たいときに、どこを見ればよいのか。

これらは、

メールより一覧や画面で管理した方が分かりやすいことが多いです。

私なら、まずメールの中で繰り返し探している情報を確認します。

毎回探している件名。

毎回確認している期限。

毎回転記している内容。

毎回催促している相手。

そこに、仕組みにできる部分があります。

すべてを自動化する必要はありません。

最初は、必要な項目だけを一覧にする。

そこから、絞り込みや期限表示、通知などを追加していく。

Excelで十分な場合もあります。

ツールを決める前に、メールの中で何を管理しているのかを整理する。

それが、メールに埋もれる業務を減らす第一歩だと思います。