“書いてあるのに伝わらない”のは、前提が省かれているからかもしれません

マニュアルを作るときは、

必要なことを書いているつもりでも、

読む人には伝わりにくいことがあります。

その理由のひとつが、

作る側にとっては当たり前の前提が、

言葉にされないまま残ってしまうことです。

たとえば、

「必要に応じて郵送する」

「送付先を確認する」

と書かれていても、

初めて見る人には、

何を見て判断するのかが分からないことがあります。

慣れている人は、

取引先ごとの扱いや流れを頭の中で補っています。

でも、引き継がれる側はその前提を持っていません。

そのため、作った人は

「書いてあるから分かるはず」

と思っていても、

読む側は

「何を基準に動けばいいのか分からない」

となりやすいです。

伝わるマニュアルに必要なのは、

説明を増やすことだけではなく、

読む人が持っていない前提を埋めることです。

詳しい人向けの説明になっていないか。

そこを見直すだけでも、

引き継ぎのしやすさはかなり変わります。

整えたいけれど、どこから触るべきか分からない場合は、

構成を見て“どこが壊れているか”を整理します。

（プロフィールのサービスから）