「この場合だけ違う」が多い業務は、自動化の前に整理が必要です

業務の中で、

意外と重さの原因になりやすいのが、

**「この場合だけ違う」**という処理です。

普段はこの流れでよい。

でも、この取引先だけ違う。

この商品だけ扱いが違う。

この区分だけ別に見る。

月末だけ確認が増える。

この担当者の分だけ入力の仕方が違う。

こうした例外が増えると、

作業は一気に分かりにくくなります。

本人は慣れているので、

「これはいつもの例外」

として処理できます。

でも、外から見ると、

どこからが通常で、

どこからが例外なのかが分かりません。

ここを整理しないまま、

表を直したり、自動化したりすると、

一部は楽になります。

ただ、例外の部分だけは、

結局人が見て直すことになります。

そして、

その例外が多いほど、

最後の確認や修正が残ります。

たとえば、

基本は商品名で区分を決める。

でも、ある規格だけは別の区分にする。

基本は一覧から情報を拾う。

でも、特定の場合だけ別資料を見る。

基本は同じフォーマットに入れる。

でも、提出先によって一部の表記を変える。

こういうことは、

実務ではよくあります。

例外があること自体が悪いわけではありません。

問題は、

その例外が人の記憶や経験だけで処理されていることです。

どんなときに例外になるのか。

例外のときは、何を変えるのか。

誰が確認するのか。

最終的にどの形にすればよいのか。

ここが見えると、

例外も業務の中に組み込みやすくなります。

全部を無理に自動化する必要はありません。

通常の流れで処理できる部分。

基準があれば処理できる部分。

人が確認した方がよい部分。

この3つを分けるだけでも、

作業はかなり見えやすくなります。

「この場合だけ違う」が多い業務ほど、

いきなり仕組みにする前に、

例外の扱いを整理した方が安全です。

そこを飛ばしてしまうと、

途中までは楽になっても、

最後に人が直す作業が残りやすいです。

「例外が多くて自動化できるか分からない」

「特定の取引先や商品だけ処理が違う」

「担当者の記憶で処理している部分がある」

という場合は、

「Excel作業の自動化、まずは整理・診断します」 からご相談ください。

今使っているExcelや作業の流れをもとに、

どこを通常処理にできるか、

どこを例外として残すかを一緒に整理します。