エリア集計が合わないのは、計算が違うからじゃない。「エリアの定義」が違うから。
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コラム
請求書の突合で、最後にズレが残る場所があります。
それが、エリア別の合算。
現場ではこう言われがちです。
「ここは毎回電卓です」
「合計の出し方が違うんで」
でも、実際に起きているのは「計算ができない」ではなく、もっと地味で厄介な話です。
“エリアの切り方(定義)が揃っていない”。
たとえば「エリア=営業所」で集計する、と一言で言っても、エリアの決め方は複数あります。
・所属営業所(担当者やマスター上の所属で切る)
・出荷営業所(出荷した拠点で切る)
・納入先(住所/病院/施設)で切る(納入先の所在地や施設コードで切る)
全部、それぞれの正義があります。
問題は、取引先の請求書がどの定義で集計されているかと、社内側の集計がどの定義で切っているかがズレていること。
このズレがあると、何が起きるか。
・明細レベルでは合って見える
・でも「営業所別に合算」した瞬間にズレる
・誰かが「請求書の定義」に寄せて作り直す必要が出る
・結果、電卓が出る
つまり、電卓は“計算手段”というより、
定義ズレを人が吸収するための道具になっています。
ここでよくある落とし穴は、こういう状態です。
・社内:営業所で集計しているつもり(でも実は所属で切っている)
・請求書:納入先基準でエリアが分かれている
あるいは、出荷拠点の都合でエリアが動く
この状態だと、関数を増やしても、ピボットを作り直しても、
最後はズレます。
なぜなら「正しい答え」が、そもそも一つじゃないから。
まず必要なのは計算式ではなく、これです。
・請求書側の“エリア定義”はどれか
・社内側の“エリア定義”はどれか
・突合の目的は何か(所属で管理したいのか/請求書通りに合わせたいのか)
ここが揃うと、初めて「どのデータをキーにして寄せるか」が決められます。
揃わないうちは、電卓が一番確実になります。
整えたいがどこから触るべきか分からない場合は、
一度構成を確認しています。