Excelは、先に“用途”を決めれば壊れない
Excelが壊れる瞬間は、関数が壊れたときでも数式が消えたときでもなく、
用途が混ざったときです。
現場ではよく、次のような用途が同じファイルに混在します。
・集計
・管理
・提出
・共有
・入力
・突合
この状態でExcelを共用すると、どこかの工程で必ず止まります。
用途が混ざると何が起きるのか
用途が混ざると、次のような現象が起きます。
・入力しづらい
・出力しづらい
・整形しづらい
・エラーが増える
・修正が増える
・特定の人しか扱えなくなる
これらはExcelの欠陥ではなく、ただ用途が混ざっているだけです。
Excelは用途に従う道具
Excelは万能に見えますが、前提として以下のような性質があります。
・入力は柔らかい
・出力は固い
・用途をまたぐと壊れる
・用途が決まると安定する
つまり、用途を先に決めるだけで壊れづらくなります。
現場でよくある誤解
現場では次のようなやりとりが起きがちです。
「この項目はどこで使うのか」
「提出用と集計用で列が違う」
「管理用の項目が邪魔になる」
「入力しやすい形と提出しやすい形が違う」
しかし、これは仕様の衝突でありエラーではありません。
用途を先に決めていないため、後から衝突が発生しているだけです。
用途が先に決まると軽くなること
用途は難しい概念ではなく、次の三つを決めるだけで十分です。
・誰が入力するか
・誰に提出するか
・何に使うのか
これだけでExcelの設計は大きく変わります。
提出用
入力用
管理用
共有用
集計用
用途が分かれていると、工程は軽くなります。
用途の混在は“設計の問題”
用途が混ざっていると、関数を強化したり自動化を導入しても安定しません。
技術ではなく、設計が未確定の状態だからです。
提出や自動化は、用途が分かれた瞬間に軽くなります。
まとめ
Excelが壊れるのは、関数が弱いからではなく、用途が混ざるからです。
用途を先に決めることで、Excelは安定します。
Excelや帳票が壊れる背景には、技術ではなく用途の混在が存在することが
多いです。
もし職場で
・提出前にファイルが壊れる
・用途不明の列が増えていく
・部署ごとに同じExcelが違う使われ方をしている
・最終工程が提出のはずが、途中で管理に変わる
といった状況があるなら、一度“用途の設計”を見直すと改善します。
前段の仕様や用途の整理など、技術ではなく構造の話を扱っています。
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