突合が合わないのは、Excelではなく仕様の問題
毎月の突合やCSVの照合で、数値が噛み合わないことがあります。
担当者が確認しても
「どこが違うのか分からない」
という状態になりやすい仕事です。
多くの場合、数式の誤りや入力ミスが原因と思われがちですが、実際にはもっと前段の理由があります。
突合で起きやすい現象
突合の現場でよく起きる状況は次の通りです。
・大枠は合っているのに部分が合わない
・片方のデータにしか存在しない行が出る
・単価は合うのに数量が違う
・件数は合うのに金額が合わない
・文字列と数値で別物として扱われる
この時点でよく発生するのは、Excelの確認作業や人的チェックです。
しかし、ここで止まっているのはExcelではなく工程です。
突合は技術ではなく仕様で決まる
突合は「一致しているかどうか」を確認する作業ですが、その一致は自然には発生しません。
一致するためには、事前に以下のような仕様が必要です。
・何を単位として扱うか
・どこをキーにするか
・日付をどう扱うか
・空欄をどう扱うか
・金額と数量の関係をどう定義するか
これらが決まっていない状態でデータを突合すると、技術的には合っていても、仕様的には合いません。
つまり、突合が合わないのはExcelが悪いのではなく、キーや仕様が揃っていないためです。
仕様が揃うと突合は軽くなる
突合が軽くなる瞬間は、特定の関数を覚えた時ではありません。
以下が揃った時です。
・キー
・単位
・用途
・補助項目
これらが決まると、Excelはただの道具になります。
反対に、これらが決まっていない状態では、どれだけ関数や自動化を使っても工程は止まります。
現場で誤解されやすいこと
突合が合わない時によく発生する誤解は次のとおりです。
・入力が悪い
・ミスが多い
・もっと注意すべき
・関数が間違っている
・仕様書が不足している
実際には、これらは現象であって原因ではありません。
原因は、仕様が揃う前に作業が始まっていることです。
自動化は仕様が揃った瞬間に軽くなる
自動化に挑戦した現場が苦しむのは、技術力ではありません。
仕様が揃っていないデータを扱っているからです。
揺れたデータを扱う前提の自動化は存在しないため、必ず人が介入し、工程が止まります。
逆に仕様が揃った瞬間に、自動化は驚くほど軽くなります。
ここまでのまとめ
突合が合わない理由は次の通りです。
・Excelではなく仕様の問題
・ミスや注意不足ではなく揺れの問題
・前段が整っていないだけ
原因を構造側に置くと、現場の負担は大きく減ります。
突合やCSVの照合が止まる原因の多くは、技術ではなく仕様によるものです。
もし職場で
・突合が月末に詰まる
・CSVが噛み合わない
・金額が合うのに件数が合わない
・仕様が人に依存している
といった状況があれば、一度“前段の仕様”を整えることで改善します。
前段設計やキーの整理など、技術ではなく構造の話を扱っています。
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