会議メモや文字起こしをAIで要約すると、議事録作成の時間を大きく減らせることがあります。
ただし、AIにただ「要約して」と頼むだけでは、実務で使いにくい出力になることもあります。
議事録・要約AIを使いやすくするには、出力形式を先に決めておくことが大切です。
要約だけでは足りないことがある
会議後に必要なのは、単なる要約だけではないことが多いです。
たとえば、
・決定事項
・ToDo
・担当者
・期限
・保留事項
・次回確認すること
・関係者へ共有する文章
などが必要になります。
AIがきれいに要約してくれても、ToDoや担当者が分かりにくいと、結局人が整理し直すことになります。
出力項目を決める
実務で使いやすい議事録にするには、先に出力項目を決めておくのがおすすめです。
たとえば、
・会議の概要
・決定事項
・ToDo
・担当者
・期限
・未決事項
・次回までの確認事項
という形です。
毎回同じ形式で出力できれば、確認する側も使いやすくなります。
会議の種類ごとに型を変える
すべての会議を同じ形式でまとめる必要はありません。
たとえば、
・定例会議
・商談
・社内MTG
・制作進行会議
・顧客ヒアリング
では、必要な項目が違います。
商談なら、顧客の課題、提案内容、懸念点、次回アクションが重要です。
制作進行会議なら、決定事項、担当者、期限、確認待ち事項が重要です。
会議の種類ごとに出力形式を分けると、AIの要約が実務に近づきます。
人が確認するポイントも決める
議事録AIを使う場合でも、人の確認は必要です。
特に、
・決定事項が正しいか
・ToDoの担当者が合っているか
・期限が抜けていないか
・ニュアンスが変わっていないか
・共有してよい内容か
は確認した方が安全です。
AIは整理の補助として使い、最終確認は人が行う設計にすると実務で使いやすくなります。
ご相談も可能です
「会議メモから議事録を作る時間を減らしたい」
「AIで要点とToDoを整理したい」
「社内フォーマットに合わせた議事録テンプレートを作りたい」
「会議の種類ごとに要約形式を分けたい」
このようなご相談にも対応しています。
現在の議事録の作り方や、最終的に欲しい形式を伺い、AIで整理しやすいテンプレートやプロンプトを設計します。
