残業申請制を入れていれば残業代を払わなくてよい？会社が注意すべき労働時間管理のポイント

　「うちは残業申請制にしているので、申請していない残業代は払わなくてよいですよね？」

　中小企業の労務相談では、このような質問を受けることがあります。

　確かに、残業申請制を導入すること自体は、労働時間を管理するうえで有効な方法です。従業員が自由に残業する状態を防ぎ、上司が業務量や残業の必要性を確認する仕組みとして役立ちます。

　しかし、残業申請制を入れているからといって、実際に働いた時間の残業代をすべて支払わなくてよいわけではありません。

　特に、会社が残業の実態を知っていた、上司が黙認していた、業務量から見て残業せざるを得なかったという場合には、申請がなくても労働時間として扱われる可能性があります。

　今回は、残業申請制を導入している会社が注意すべきポイントについて解説します。

１　残業申請制とは

　残業申請制とは、従業員が残業を行う前に上司へ申請し、承認を受けたうえで残業する仕組みです。

　たとえば、終業時刻後に残業が必要な場合、従業員が「残業申請書」や勤怠システムで残業予定時間と業務内容を申請し、上司が必要性を確認して承認する、という運用で、この制度自体は、決して悪いものではありません。

　むしろ、会社が労働時間を適正に管理するためには、残業の必要性を事前に確認する仕組みがあることは重要です。

　残業申請制を導入することで、次のような効果が期待できます。

・不要な残業を減らせる

・上司が部下の業務量を把握しやすくなる

・長時間労働を防止しやすくなる

・残業代の管理がしやすくなる

・従業員が勝手に残業する状態を防ぎやすくなる

　このように、残業申請制は労働時間管理の一つの方法として有効です。ただし、注意しなければならないのは、残業申請制を導入していることと、残業代を支払わなくてよいことは別問題だという点です。

２　「申請していない残業代は払わない」は危険

　会社によっては、就業規則や社内ルールで、

・残業は事前申請制とする

・上司の承認なく残業してはならない

と定めていることがあります。

　このようなルールを設けること自体は問題ありません。

　しかし、そのルールがあるからといって、

・申請していない残業だから残業代は払わない

・勝手に残っていただけだから労働時間ではない

・承認していないので会社は関係ない

　と単純に判断するのは危険です。

　労働時間にあたるかどうかは、形式的に残業申請があるかどうかだけで決まるわけではありません。

　実際に会社の指揮命令下にあったかどうか、会社が残業を知っていたか、黙認していたか、業務量から見て残業せざるを得ない状況だったか、といった事情も問題になります。

　たとえば、残業申請は出ていなかったとしても、上司が従業員の残業を毎日見ていた場合はどうでしょうか。

　また、定時後に残って作業していることを知りながら、会社が何も注意せず、仕事の成果だけを受け取っていた場合はどうでしょうか。

　このような場合、会社としては「申請がないから残業ではない」と言いたくなるかもしれません。

　しかし、実態として会社がその労働を認識していた、または黙認していたと見られる場合には、労働時間として扱われる可能性があります。

　つまり、残業申請制は大切ですが、制度があるだけでは不十分です。

　実際の運用が伴っていなければ、未申請の残業についても残業代の支払いが必要になる可能性があります。

３　問題になりやすいケース

　残業申請制を導入している会社で、特に問題になりやすいのは次のようなケースです。

●上司が残業を知っていたケース

　従業員が残業申請を出していなくても、上司が残業していることを知っていた場合は注意が必要です。

　たとえば、上司が同じ事務所内にいて、部下が毎日遅くまで残っていることを把握していた場合です。

　この場合、会社側が「申請が出ていないので知りませんでした」と主張しても、実態として残業を認識していたと判断される可能性があります。

●残業申請を出しにくい雰囲気があるケース

　会社が残業申請制を導入していても、実際には申請しにくい雰囲気がある場合も問題になります。

たとえば、

・残業申請を出すと上司に嫌な顔をされる

・残業するなと言われるが、仕事量は減らない

・申請しても承認されないので、仕方なく申請せずに残っている

といった状態です。

　会社としては残業申請制を設けているつもりでも、実際には従業員が正しく申請できない環境になっていれば、制度が機能しているとはいえません。

●業務量から見て残業せざるを得ないケース

　「残業は禁止」と言っていても、業務量が明らかに多く、定時内に終わらせることが難しい場合もあります。

　この場合、会社が形式的に残業を禁止していたとしても、実態として残業せざるを得ない状況を作っていたと見られる可能性があります。

　特に、納期が厳しい仕事、突発対応が多い仕事、人員不足が続いている職場では注意が必要です。

　残業を減らしたいのであれば、単に「残業するな」と言うだけではなく、業務量や人員配置の見直しも必要になります。

●タイムカードと実態がズレているケース

　タイムカード上は定時で退勤しているのに、実際にはその後もパソコンで作業しているケースもあります。

　また、勤怠システムでは退勤処理をした後に、メール対応や資料作成を続けている場合もあります。

　このような場合、会社が実態を把握していなければ、後から未払い残業代の問題になる可能性があります。

　労働時間を管理する際は、タイムカードや勤怠システムの記録だけでなく、必要に応じてパソコンの使用記録、入退館記録、メール送信時刻などとのズレにも注意する必要があります。

４　残業申請制を適切に運用するポイント

　では、会社が残業申請制を適切に運用するためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

●残業は原則として事前申請・事前承認にする

　まず、残業は原則として事前申請・事前承認にすることが大切です。

　従業員が自由に残業できる状態にしてしまうと、会社が労働時間を管理しにくくなります。

　そのため、残業が必要な場合には、事前に上司へ申請し、上司が必要性を確認したうえで承認する仕組みにしておくことが望ましいです。

　申請内容としては、たとえば次のような項目が考えられます。

・残業予定日

・残業予定時間

・残業が必要な理由

・行う業務の内容

・上司の承認欄

　このように、残業の理由や業務内容を明確にしておくことで、不要な残業を防ぎやすくなります。

●無断残業を放置しない

　残業申請制を導入しているにもかかわらず、従業員が申請なしで残業している場合、会社はそれを放置してはいけません。

　無断残業を見つけた場合には、なぜ申請しなかったのか、実際にどのような業務をしていたのかを確認する必要があります。

　そのうえで、必要な業務であれば労働時間として取り扱い、今後は事前に申請するよう指導します。

　一方で、必要性のない残業や、会社の指示に反する残業であれば、再発防止のために注意指導を行うことも必要です。

　大切なのは、未申請の残業を見つけたときに、そのまま放置しないことです。放置していると、会社が黙認していたと見られる可能性があります。

●実際の労働時間を確認する

　残業申請制を導入している場合でも、会社には実際の労働時間を把握することが求められます。申請された時間だけを見ていればよいわけではありません。

　たとえば、残業申請は1時間となっているのに、実際には2時間残っていた場合、なぜズレが生じているのかを確認する必要があります。

　また、申請はないのに退勤記録が遅い、パソコンの使用記録が残っている、深夜にメールを送っているといった場合も、実態確認が必要です。

　労働時間管理では、形式上の申請時間と実際の勤務実態が一致しているかを確認することが重要です。

●上司に労働時間管理の意識を持たせる

　残業申請制をきちんと運用するためには、上司の役割が非常に重要です。

　上司が部下の業務量を把握していなかったり、残業の実態を見て見ぬふりしていたりすると、制度は機能しません。

　上司には、単に残業申請を承認するだけでなく、

・本当に残業が必要か

・業務量が偏っていないか

・特定の従業員に負担が集中していないか

・申請外の残業が発生していないか

・残業を減らすために業務改善できないか

といった視点が求められます。

　残業申請制は、従業員だけに守らせるルールではありません。会社と管理職が、労働時間を管理するための仕組みとして運用する必要があります。

５　残業申請制は「作ること」より「運用」が大切

　残業申請制は、作っただけでは十分ではありません。制度を導入していても、実際には誰も申請していない、上司が確認していない、未申請の残業が放置されているという状態では、労働時間管理としては不十分です。

　会社として大切なのは、残業申請制を形だけで終わらせないことです。

・残業が必要な場合は事前に申請させる。

・上司が必要性を確認する

・申請外の残業があれば実態を確認する

・不要な残業があれば注意指導する

・業務量が多すぎる場合は見直す

　このような運用を継続することで、残業申請制は初めて効果を発揮します。逆に、制度だけ作って実態を見ていない場合には、未払い残業代や長時間労働につながる可能性があります。

６　まとめ

　残業申請制は、会社が労働時間を管理するうえで有効な制度です。しかし、「残業申請制を入れているから、申請していない残業代は払わなくてよい」と考えるのは危険です。

　実際に従業員が会社の指揮命令下で働いていた場合や、会社が残業を知りながら黙認していた場合には、申請がなくても労働時間と判断される可能性があります。

　会社が残業申請制を適切に運用するためには、就業規則や社内ルールを整備するだけでなく、実際の労働時間を確認し、上司が業務量や残業の実態を管理することが大切です。

　残業申請制は、残業代を支払わないための制度ではありません。本来は、不要な残業を防ぎ、長時間労働を抑制し、会社と従業員の双方を守るための制度です。

「残業申請制を入れているが、この運用で問題ないか不安」

「未申請の残業をどこまで労働時間として扱うべきか分からない」

「就業規則の残業ルールを見直したい」

「労基署から労働時間管理について指摘されないか心配」

　このようなお悩みがある場合は、早めに専門家へ相談することをおすすめします。