こんにちは、ゆらぎです。
今回は、確定申告シーズン前（もう遅いか？）にどうしても出したかった、
決算で使える実務会計編です。
クラウド会計ソフトに油断してませんか
クラウド会計ソフトを使っていると、
「とりあえず入力できているし、大丈夫だろう」
と思ってしまいがちです。
画面上もきれいですし、エラーが出るわけでもありません（修正確認メッセージぐらいはあるけれど）。
ただ、その状態が本当に事業の実態と合っているかどうかは、別の話。
実務を見ていると、クラウド会計ソフトを使っている個人事業主の多くが、
「できているつもり」どまりなことに気づきます。
良い悪いではなく、事実として。
そしてこれは、ツールの問題というより仕組みの問題だと感じています。
私が見ているときは、いくつかの勘定について必ず勘定明細を作っています。
今日はこの勘定明細をフォーカスしたお話。
ちょっと長いですが、決算・確定申告前のこの時期に、少しでも見ていただきたいです。
勘定明細を気づきのきっかけに
ここでいう勘定明細というのは、
ある勘定科目について、どの取引が積み重なって今の残高になっているか
を確認するためのものです。
実際に明細を見てみると、
あ、これあってないな
と思う残り方をしていることがあります。
この金額がどの取引の積み重ねなのかを追っていくと、途中で話がつながらなくなる。
明細が途切れていたり、本来あるはずの取引が見当たらないところもありました。
試算表だけを見ていると、こうした違和感にはなかなか気づけません。
PLはそれっぽく見えるし、金額感も大きくはズレていない。
でも、BSの残高を起点に勘定明細を見ると、「このままでは終われない」ということが分かります。
損益だけでは決算は終わらない
なぜ、こうした「あっていない」状態に、それまで気づかなかったのか。
それは、PL（損益計算書）だけを見ていたから。
PLは、一定期間の収益と費用を集計したものです。
そのため、多少抜けている取引があったり、タイミングがズレていたりしても、
全体としてはそれっぽい数字になってしまいます。
一方で、BS（貸借対照表）は「いま、何が残っているか」を表します。
まだ支払っていないもの、まだ回収できていないもの。
途中で止まっている取引は、すべて残高として表に出てきます。
今回気づいた違和感も、利益が多い・少ないといった話ではなく、
「この残高は、どういう取引の結果なのかを説明できない」という点にありました。
実例をみてみる
これは、実際に私が直面した話です。
その事業主様は、ネットショップの売上を会計ソフトとAPI連携していました。
連携自体は問題なく動いているように見えていて、普段の入力作業も特に違和感はありませんでした。
ただ、勘定明細を作って売掛金の残高を確認してみたところ、
一部の売上がそもそも会計データに取り込まれていないことに気づきました。
自動連携でも漏れが生じることに気づいた瞬間です。
API連携をしていると、「自動で入ってきているはず」という前提で仕組みを組みがちです。
その前提があると、連携漏れがあっても、なかなか気づけません。
会計ソフトの画面だけを見ている限り、何も問題が起きていないように見えてしまうからです。
だからこそ、クラウド会計ソフトを使っている場合でも、BS残高や勘定明細を自分の目で確認することが重要になります。
本当は他にも、仮受金や仮払金の残高も確認すべきポイントではありますが、ここでは話を絞るため割愛します。
具体的にどう見るのか
まず確認してほしいのは、BSの残高です。
金額が大きいか小さいか、という話ではありません。
「今の事業の感覚と合っているか」
「ずっと残り続けていないか」
そこに違和感がないかを確認します。
売上は毎月立っているのに、売掛金がほとんど動いていない。
あるいは、すでに回収されているはずなのに、いつまでも残高が残っている。
こうした状態は、連携漏れや処理のズレを疑うサインになります。
BS残高に違和感を持ったら、次に勘定明細を確認します。
勘定明細というと、取引の増減を追うもの、というイメージを持つかもしれませんが、ここで大事なのは少し違います。
勘定明細の目的は、その時点の残高の内訳を説明することです。
期末時点で残っている金額が、
・どの取引の集まりなのか
・なぜこの金額になっているのか
を説明できる状態にする、という目線で見ます。
そのため、「増えた」「減った」という推移自体を見ることが目的ではありません。
あくまで今残っている残高の中身に目を向けます。
たとえば、ネットショップの売掛金であれば、
・古い売上が残ったままになっていないか
・すでに回収済みのものが含まれていないか
・本来、売掛金に残るはずのない取引が混ざっていないか
といった点を確認します。
理論値を出しにいく
これらを確認するために、まずは理論値をはじきにいきます。
ここでいう理論値は、「だいたいこのくらい」という感覚的なものではありません。
期末時点で本来残っているはずの明細が何かを整理すれば、売掛金の理論上の残高ははっきりと出せるはずです。
その理論値と、実際の残高が一致していれば問題ありません。
一致していない場合は、
・売上が連携されていない
・入金処理が抜けている
・別の勘定で処理されている
といったズレが起きている可能性があります。
仕訳より、総勘定元帳を使おう
この確認をする際は、仕訳を一つずつ追うよりも、総勘定元帳を見るのがよいです。
勘定ごとに取引がまとまっているため、期末残高を構成している内訳を把握しやすくなります。
おわりに
クラウド会計を使っていても、自動連携をしていても、
BS残高が説明できなければ、会計としては未完成な状態です。
勘定明細の確認は、そのズレに気づくための
とてもシンプルで、それでいて効果の高い方法だと思っています。
クラウド会計は、入力や連携の手間を大きく減らしてくれる便利なツールです。
ただ、自動で動いているように見えるからこそ、
「正しく処理できているつもり」
になりやすい側面もあります。
決して、難しい処理をする必要はありません。
まずは、BS残高を見て、勘定明細を作って、
「この残高は説明できるか」を考えてみる。
それだけでも、確定申告前の不安はかなり減ると思います。
クラウド会計を使っているからこそ、一度立ち止まって、自分の目で確認する。
そんな使い方を、おすすめしたいです。
なお、ここまで書いてきたようなBS残高や勘定明細の確認は、
それだけで事業全体の状況をかなり把握できます。
実務でも、この勘定レベルの確認だけを一緒に行う、
といった、部分的なお手伝いをすることがあります。
「申告書までは頼まないけれど、今の会計が
ちゃんと成り立っているかを確認したい」
そんな相談は、決して珍しくありません。
会計は、いきなり完璧を目指す必要はなく、
まずは説明できる状態にする。
そこから段階的に整えていくものだと思っています。
疑問点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
ではまた。
