クリニックのシフト作成は、見た目以上に考えることが多い作業です。
常勤の方、非常勤の方、パートの方が混在している。
午前だけ、午後だけ、曜日固定など、勤務パターンも人によって違う。
さらに、診察日・休診日・半休診によって、必要な人数も変わります。
月曜は受付を厚めにしたい。
水曜の午後は休診。
土曜は午前だけだけど、来院数が多い。
こうした条件を見ながら、受付・看護師・医師など、ポジションごとに入れる人を考える必要があります。
希望休も反映しなければいけません。
ただ休みを入れるだけではなく、必要人数を満たしているかも同時に見ます。
気づけば、連勤が偏っていないか、特定の人ばかり負担になっていないかも確認しています。
手作業で作っていると、どうしても見落としが起きやすくなります。
希望休を入れたつもりでも、あとから「ここ休み希望でした」と言われる。
必要人数が足りているか、何度も数え直す。
一か所直すと、別の日にしわ寄せが来て、また調整する。
毎月同じように悩んでいるのに、担当者しか作れない状態になることもあります。
その人が休むと、誰も直せない。
やっと作っても、「またこの配置ですか」と言われることもある。
作る側としては、かなり気を使う作業です。
高額なシフト管理システムを入れなくても、今使っているExcelを活かして改善できる場合があります。
・希望休
・勤務可能日
・曜日ごとの必要人数
・ポジション条件。
こうした情報を入力しておき、シフト案のたたき台を出せる形にする方法です。
完全に自動で確定シフトを作るより、まずはたたき台を出す。
そのあと担当者が確認し、現場に合わせて調整する。
この半自動の形のほうが、実際の現場には合いやすい場合があります。
ゼロから考える時間が減るだけでも、毎月の負担はかなり変わります。
私自身も、実際の職場でシフト管理やパート管理に関わってきました。
シフト自動作成の仕組みを作り、毎月40分以上かかっていた作業を、確認込みで約5分まで短縮した経験があります。
最初から大きく変える必要はありません。
「希望休の確認だけ楽にしたい」
「シフト案のたたき台だけ作りたい」
「今のExcelをもう少し使いやすくしたい」
このような小さな相談から始められます。
毎月のクリニックシフト作成を少し楽にしたい方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているシフト表や勤務ルールを見ながら、どこを仕組みにできるか一緒に確認します。
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