こんにちは。
脱公務員キャリアコンサルタントのしーもです。
今日は、役所のお仕事の中でも、外からあまり見えない部分を少しご紹介したいと思います。
役所で働いている人はみんな経験してると思うのですが、、日常業務の中にそこそこの割合で色んな調査依頼への回答処理という業務があります。
庁内の違う部署からの照会に対する回答、庁外（国や都道府県）からの照会など…
■調査依頼が来る構造
例えば、
普段仕事をしていると、都道府県や国からの何らかの調査依頼がメールでバシバシとやってきます。
内容も多岐に渡り、至極簡単なものから、回答を作成するのに数日を要するものなど、本当に様々です。
◉国→出先→都道府県→市町村の伝言ゲーム
【国】（いわゆる霞が関）
↓↓↓
【国】（国の出先：近畿、関東、東北など）
↓↓↓
【都道府県】（地方）
↓↓↓
【市町村】（地方）
こんな感じの伝言ゲーム風に依頼が流れてくる訳です。
霞が関の人が最初のメールを発信してから、2つの機関を経由して市町村に届くので、間にいる担当の人がメールを確認するタイミング次第で、市町村へ依頼が届くのもタイムラグがあります。
また、それぞれ国の出先、都道府県が取りまとめをする時間を考慮して回答期限を少しずつ削って締め切りが短くなっていきます。
◉作業時間が削られていく構造
月曜日朝
【国】霞が関 週末金曜日17時までに回答
※作業時間5日間設定
↓↓↓
月曜日朝～昼（メール確認のタイミングによる）
【国】出先 木曜日17時までに回答
※作業時間3.5～4日間設定
↓↓↓
月曜日午後～夕方（メール確認のタイミングによる）
【都道府県】 水曜日17時までに回答
※作業時間2～2.5日間設定
↓↓↓
月曜日午後～夕方にメール着信
【市町村】
※作業時間約2日間
もちろん、各機関で作業の日数が削られていくことは承知の上で最初の人がメールを送信してくれている場合は、余裕があるので大丈夫なのですが、どう考えても考慮されてないよね？みたいな調査依頼などもしょっちゅうあります。
そうして、またこのルートとは逆のルートを辿って、市町村の回答データが霞が関の方に送られていくわけです。
■都道府県は取次ぎ？？
データを集めたいのは国で、データを持っているのが市町村だとすると、両者でやり取りすればスムーズなはずですが、実態はそうはなっていません。
私も都道府県に出向していたことがあるので経験しているのですが、基本管下の市町村取りまとめは都道府県で、というお約束です。
まあ、わからないではないんですけどね。
市町村の実態を都道府県や国の出先機関も把握しておいてね、という建前なのでしょうけども…
でも、それだったら、後からデータを共有してくれたら十分なわけですけどね。。。
送ったデータに疑義があれば、この市のこの数値はどういった根拠で？といった具合に、都道府県から市町村に確認して返答願います、という指示が飛んできます。
しかも大至急！とか、
いや、直接聞かれたらいかがでしょう？？と何度思ったことか。。。
近頃では、調査票の作成・データ集計自体を外部（コンサルとか）に委託してるケースもあるので、調査依頼が降りてくるルートは従来通りですが、回答はコンサルに直接回答願います、みたいなケースもあります。
それだとなおさら、都道府県は最初の取次ぎだけ？って感じになる訳ですね。
まあ、集計したり、チェックしたりが無いので、楽っちゃ楽なんですけども、、、
間に入ってる私要ります？？っていうのは、思いましたね。
■霞が関の人には見えていない？労働力の無駄使い…
この業務自体を全て否定するつもりはありませんし、必要なことだとも理解しています。（疑問のあるやつもありますけども…）
ただ、現職時代ずーっと思っていたのは、
もう少し作業する側のことを考えてほしいってことでした。
国から送られてくる調査の入力表、Excelとかなんですけど、、、
とてつもなく横に長～い表だったりします。
Excelの場合、縦方向を列といいますけど、A列～Z列どころか、、BZとか、CZとかいったいどこまで続くんだ？という長大な表を作成して、これに入力しなさいみたいなのを平気で送って来られます。
私がいたところも、数年前にようやく電子決裁が導入されたので、調査の回答をするにあたっての事務決裁で、プリントアウトしなくても良くなりましたが、それまでは、そのとてつもなく長い表を紙で出力していたのです。
で、Excelでそういう長大な表を打ち出したことのある人はわかると思いますが、そんな都合よくページレイアウトが割付けされていませんよね。
そりゃ、作った人は印刷すること考えて作ってませんから…
仮に印刷しなくても、、15インチのノートパソコンの画面では、、非常に見にくいですし、作業効率も低くなりがちです。。
そういう苦労は、全部市町村側でやってる（やってた）訳です。
全国に市町村1,700くらいあるわけですね。
まだ電子決裁じゃないところもあるでしょう。
最初の人が少しだけ配慮するだけで、その先の日本中の市町村職員の労力が少しずつ削減できるんですけどね。
例えば、
最初に調査依頼を発信する国の担当者が「10分の工夫」を怠った場合
-全国1,700自治体の職員が、10分ずつ余分に作業
-合計17,000分（÷60分＝283時間）の労働が発生
-1日8時間労働で、35日分／人に相当
👉ほんの少しの配慮で、日本全体の生産性向上にすら寄与できる
たった10分でも、こんな感じな訳です。
これが1時間だったとしたら、、、
私、現職のとき、都道府県の人にメールで返すときに、その旨を書き加えて国の人へ伝わるようにお願いしたこともありました。
「もうちょっと作業する側のことを考えて調査票のレイアウトなどを作成していただけると助かります」と
ま、全然変わりませんでしたけど…
こういった調査モノって年間通じてホントにたくさんあります。
これが全部なくなれば、市町村の職員の負担結構減るんじゃないかという実感があります。
10%くらいは減りそうですかね、、、（なんとなくです…部署にもよるでしょうけど）
都道府県にいた時も、管下の市町村20くらいありましたので、回答の早い市、遅い市、締め切り過ぎても回答の無い市など、色々でしたし、催促の電話したり、集計中に間違いを発見して修正依頼したりと、結構手間取られてました、、、
国が市町村と直接やり取りしてくれたら、かなり助かるのになぁ、、、と思ってました。
こういう省庁の発信フォーマットが変わるだけで市町村の業務効率化になると思いますし、ぜひ誰か取り組んでいただければと思います。
それだけで1,700人のファンが出来るくらいのインパクトがありますから♪
今日はなんか、愚痴っぽくなってしまいましたが・・・
この辺で辞めておきましょう・・・
市の職員というのは、
市民「公園に犬のフン…ではない、たぶん、、人のウ○○と思われるものがあるので、今すぐきてください！」
というクレームに日々走り回りながらも、そういう事務処理もこなしているんですっていうお話でした。
