前回に引き続き、良い会議・良いファシリテーターの続編について解説していきます。
簡単なおさらいですが、前回では「良い会議・良いファシリテーターの言葉の定義」を中心に説明しました。
また、会議の運営構成として、「事前準備」、「会議運営」、「フォローアップ」の３つを頭出ししました。
今回は「事前準備」についてクローズアップして解説します。
事前準備が重要な理由
会議を行う上で、事前準備でほぼ決まると言っていいほど重要となります。
準備が十分でない場合、達成したいゴールに到達できず、ほとんどの場合は消化不良になりますので、あらかじめ緻密な設計をしていきます。
また、アジェンダの内容に沿って、シミュレーションを繰り返して予定外のことが起きた場合の対策（リスク回避）もあらかじめ想定しておきます。これも準備の一環として実施しています。
これら準備を事前にどこまで詰めることができるかが、良い会議を運営できるか肝になるため、非常に重要になります。
事前準備で実施すべきこと
事前準備では、「企画」、「設計」、「手配」を順に進めていく必要があります。
企画
文字どおり会議の企画をすることですが、会議全体の位置付けや会議を開催することにより、何をインプットして、何をアウトプットするべきか明確にすることになります。
① ゴールの設定
何をゴールとした会議か、参加者を集める必要が本当にあるのか？を明確にする必要があります。
会議を開催することで生産的に何か意思決定のアクションに繋がることができるのか、この問いに対して答える必要があります。
答えられない、もしくは違和感を感じる場合は、おそらく開催しない会議であることが散見され、メールや書面での報告で効率化させた方が良い場合が多いと想像できます。
② 出席者の設定
会議の目的に貢献してくれる人を明確にする必要があります。
議論する内容によって、招集するメンバーが変わると思われます。
例えば、フリーディスカッションでアイディア出しをする場合は、色々な部門の方や役職もバラバラでバックグランドの異なる人たちを集めて自由闊達な意見を発散させるべきだと思います。
また、重要な意思決定をする場合は、対象領域の責任者やリスク管理のリーダークラスを集めて、メリットやデメリットを多方面から検証する場をセットする必要があると思います。
設計
ゴールに行き着くまでの道筋、すなわち、どのような論点を、どのような方法で論じていくのかを設計することが必要です。
① 論点の明確化
議題ではなく、「論点」を設定することです。
会議で答えるべき問いは何か？を明確にします。
気をつけるべきポイントとしては、設定する論点の粒度です。
大きすぎる論点だと抽象度が高い議論になりがちです。
一方で、細かすぎる論点だと、細部に入り込みすぎて、本来の目的を達成できないこともあります。
会議の目的や状況に応じて、適切な論点の設定が重要となります。
良い論点の観点は以下が想定され、参考にしてください。
・答えやすい「問い」になっている
・個別論点をつなげるとストーリーとして成立する
・仮でもいいので結論を出すことができる
② 展開ストーリーの設定
会議の進め方や、展開するストーリー仮説をあらかじめ想定しておくことが重要になります。
時間を分割して、その枠内の達成水準、アプローチ方法、どういう議論をするべきか、留意点をシミュレーションします。
よくやる手法として、エクセルで時間配分を管理していますので、おすすめします。
いくつかシミュレーションのパターンを想定して、想定外の対応も視野に入れて設計することが予期せぬ混乱を防ぐためにも重要です。
③ 会議資料の作成
会議で活用する資料の準備ですが、必須で盛り込むべきものは「目的」と「アジェンダ」です。
議論を加速させる道具としてコンテンツを作成して用意することもありますが、資料に頼りすぎるのは良くないです。
資料は、あくまで目的を達成するためのツールとして位置付けてください。
多くの場合、ファシリテーションスキルでカバーできると思われますので、最低限という前提でコンテンツは考えていただけると良いかと思います。
手配
さいごに、会議に必要となる人・モノ・情報の準備となります。
① インフラ確保
会議部屋やリモート環境の場の設定は必須で、必要に応じてプロジェクターやホワイトボード、付箋などを用意する必要があります。
話しやすい場の雰囲気を醸成することも必要で、会議室の大きさや、机の配置などの工夫にも気を配れると良いと思います。
② 会議資料の送付
あらかじめ参加者に資料を送付して、目を通していただいた上で会議を開始することは効果的です。
会議の目的を理解いただいて参加する場合、限られた時間を有効に活用できますのでおすすめです。
さいごに
事前準備の中でも「会議設計」は非常に重要になりますので、ティップスについても付け加えておきます。
オープニングとボディとクロージングの３部構成を意識して設計することでスムーズに流れます。
オープニング
発言しやすい、会議がやりやすい雰囲気を作ることが必要です。（前段での自己紹介やアイスブレイクなど）
会議の趣旨・目的・ゴール・アジェンダを最初に伝えることで、ズレない会議をつくれます。
ボディ
「発散」と「収束」をバランス良く考慮した会議の構成が理想的です。
「発散」では、意見・アイディアを質は問わずに、自由に数多く抽出します
「収束」では、意見・アイディアを整理し、会議に求められている問いに対してまとめます
クロージング
会議で決まったこと、決まっていないこと、今後のタスクを整理して、会議を終了します。
今後のタスクについては、誰が・何を・いつまでに実施するかを明確に定めて解散します。
さいごに、これらオープニング：ボディ：クロージングは、時間配分として１：８：１の比率が目安になりますので、意識して設計していただくと良いかと思います。
以上となります。それでは続きはまた改めて解説していきたいと思います。
