今日は、私が普段から実践している“作業を早く・ミス少なく進めるための工夫”をまとめました。
すでにされている方も多いと思いますが、もし取り入れられそうなものがあれば試してみてくださいね 😊
1. テンプレート化・定型化 ✉️🗂
よく使う文章やメールは、あらかじめテンプレートで下書きを作っておくと圧倒的に早いです。
● 例えば：日程調整メール
毎回一から書くのではなく「ベース文」を作っておくと、数十秒で送れます。
※ただし、毎回全く同じ文章を送ると印象が良くないため、クライアント名や状況に応じて微調整は必須です ✏️
2. ショートカットを活用する ⌨️🖱️
マウス移動を減らすだけで、体感スピードがかなり変わります。
● よく使う基本ショートカット
Ctrl + A：すべて選択
Ctrl + C：コピー
Ctrl + V：貼り付け
Ctrl + Z：1つ前に戻る
→ ブラウザ上でもスプレッドシートでも使えるので、必須レベルです 💡
● 単語登録を活用
よく使う語句は辞書登録します。タイピングが一瞬で済むようになります。
例：
「すら」→ Slack
「げつ」→ (月)
「c」→ (
「cc」→ )
3. 稼働報告は“自動集計シート化”またはAI活用 📊🤖
私は、スプレッドシートを使ってカテゴリごとの稼働時間を自動集計するように設定しています。
📌 入力した作業内容が下部で自動的にカテゴリ別の合計値に反映される仕組みにしておくと、毎回手計算する必要がありません。
（画像のように、上で入力 → 下に自動集計される構成がおすすめです）
または、作業した内容をメモして1日の終わりに ChatGPT に報告して整えてもらうのも手です ✨
4. 作業の進め方（判断基準） 🧭✅
依頼が来たら、まずこのプロセスで捌きます。
● ① 依頼を分類
数分で終わるもの／急ぎのもの → 即対応して処理 ⏱️
時間がかかるもの → スケジュールに入れる 📅
● ② 内容に不明点がある場合
「私の理解はこうで合っていますか？」と、作業手順を書いて確認してから進めると、やり直しが減ります ✅
● ③ 作業中の不安は“早めに確認”
方向性が違っていた場合、後戻りのダメージが大きいので、途中でもスクショを送りながら調整します 🖼️✉️
● ④ テンプレ・過去資料を最大活用
一（イチ）から作るのは時間がかかるため、過去の類似資料や既存テンプレを必ず確認。「パクれるものはパクる精神」でスピードアップ！ 🚀
5. タスク管理 📆🔔
● Google カレンダー
期限があるタスクや毎月決まったタスクは全部Googleカレンダーに登録。
「タスク」機能は自分にしか見えないので、忘れそうなことは全て書いておきます。
● Slack リマインド
Slackの「後でリマインドする」は本当に強い味方。
「後で返事するやつ」
「30分後に対応するもの」
「明日の朝見るタスク」
など全部 Slack に覚えてもらいましょう 🔔
次回は 上級編（ツールの具体的設定やおすすめガジェットのレビュー） をご紹介します！🔜✨
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