効率よくタスクをこなす方法 #005

今日も定番中の定番「タスク」について触れてみたいと思います。

これこそあらゆる偉い人が、いろんなやり方をやっています。

よく言われることが「緊急性」「重要性」を縦軸と横軸で引きグラフ化したものを 右上に行けば行くほど重要で緊急性が高いので最優先してやるべきという類のものです。 

他にはMUSTとBETTERで分けるやり方など多種多様な方法が世の中に出回っています。

新入社員なんかは「ふむふむ」と納得するでしょうが、ある程度社会人生活を過ごした人には 当たり前の事ですよね。 

頭では分かっていても実践出来ない人が多いのではないかと思います。

それは分かっていないから実践出来ないと気付きましょう。

はっきり言いますと「仕分ける事」は作業です。

作業はタスクですので単純に仕事が増えるわけです。

なので仕分け作業は自然体でオートマティックに脳内で処理必要があります。

これは緊急性が高いかな？なんて考えている方はタスク整理の前に仕事を覚えてください。

緊急性や重要性が高いかどうか、案件を見た瞬間に判断出来ないような人にはタスク整理は不要です。

私の事かな？と思った方は重要性と緊急性をMAXにして「仕事を覚える」事を始めてください。

ここから私流の効率の良いタスク管理について触れていきます。

分かり易くするために、仕事を読書と置き換えて説明します。

いきなりですが質問です。

1週間で本を10冊読まなければならない時、あなたは10冊の本を少しずつバラバラに

読み進めるほうが効率が良いと考えますか？

たいていの人は、1冊ずつ読み進めると言うでしょう。

理由はどこまで読んだか、どんなストーリーか分からなく「手が止まる瞬間」

が発生するからです。

殆どのドラマやアニメにも毎週始まる前に、先週のダイジェストがありますよね。

そうなんです！人は忘れちゃう生き物なんです。

そして開始1秒で集中のギアをトップギアにシフトチェンジできる方は滅多にいません。

だから1冊ずつ読み進める必要があるんです。

仕事に置き換えても同じことが言えます。

1つの仕事に対して「開始の回数」は少なければ少ないほど効率が良いです。

そして出来れば「1回の開始で完了」出来ることが理想的です。

とはいえ、本を読むことは大変な集中力が必要です。

集中力が切れる事もあるでしょう。

その集中が切れた時に何をするのかが次に大事なポイントです。

本の中には集中力がなくても読める4コマ漫画が含まれているかもしれません。

それから、集中して本を読むために必要なモノがあるかもしれません。

私ならば集中力が切れたら、集中力の不要な漫画を手に取ったり「次に集中して読むための準備」を

するでしょう。例えば英語の多い本は翻訳できるツールが無ければ集中して読むことが出来ません。

集中力が切れた時にする事は簡単に言えば段取りの部分です。

段取りは集中しなくても出来ます。

効率良く進める上での悪は「手が止まる事」と「集中できないこと」です。

その2つを極限まで切り詰めることが効率化です。

これが出来ればほぼ日常に於いて「緊急性」「重要性」をさほど意識することなく

緊急の期限内に仕事を終えることが出来ますし、重要なものも優先的に取り組めます。

「まとめ」

あなたがどんなに優秀でも10冊読まなければならない本は9冊には減りません。

出来るだけ1冊を読み始める回数を減らしましょう。

集中力が無くとも出来る仕事を知っておきましょう。

仕事を始めたら手が止まらない工夫をしましょう。

重要なのはこれらの事です。

緊急性や重要性、MUST/BETTER整理なんかはオートマティックに出来て然るべきです。

今回は本に置き換えてタスクについて触れていきました。

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それでは良い1日を!!!