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今日もブログをご覧いただきありがとうございます。今日は、山本大平著「トヨタの会議は３０分」（すばる舎）という本を紹介します。 無駄な会議が多すぎると感じることはありませんか？ 日本企業には無駄な会議が多いと言われますが、それは間違いありません。多くの経営者もリーダーをそのことに気づいています。それが改善できないのは、会議ですべきことと会議でする必要がないことの区別がついていないからです。そのために、会議で決める必要のないことまで会議を開いて延々と議論をするのです。そして結局何も決まらないということになるのです。会議を開いていれば仕事をしている気分になるということもあります。何のための会議か分かっていないのです。 成長して少し規模が大きくなると、多くの会社では「大企業病」を発症します。社内の忖度と事なかれ主義に蝕まれ、内向きの仕事に時間をとられています。ここ数十年、日本企業はこうした状況で、欧米企業や中国企業に追い抜かされました。こうした大企業病に侵されていない日本企業がトヨタです。本質志向の骨太のコミュニケーションが今もしっかりと残っているのです。 この本で挙げられているトヨタの会議は、「忖度しない！空気を読まない！議論はストレート」です。 　Ⅰ：建設的な議論がしずらい「定例会議」は最初から行わない。 　Ⅱ：議事録は作らず、高性能のホワイトボードのプリントアウトと写真のみ　Ⅲ：５秒で状況判断！場の空気を読み取り参加者全員のマインドを整える　Ⅳ：会議で「メモなし」が暗黙のルール。メモるのは数字のみ　Ⅴ：しゃべらないのもしゃべりすぎるのもダメ。「口２耳８」の割合で対応 　Ⅵ：嫌われ

資料を作る時、いきなりパワーポイントを開いていませんか？？ 実は、もっと効率の良い方法があります。 それは Wordもしくは紙から始めることです。 私も以前は資料作りをする時にはまずパワーポイントを開いて、考えながら作りこんでいました。 最初に全体像を描かぬままに手を動かしていたので、完成後に全てを見返すとストーリーに一貫性がなく、ちぐはぐなスライドが出来上がったこともあります。 今見返しても、何が言いたいのか分からなく、色やアニメーションばかりが目に付くものもありました。 また一枚のクオリティを高めてから次のスライドに進めてようとしてしまいがちです。 その結果、時間ばかりが掛かり期限内に完成できなくなる可能性がでてきます。 さらに恐ろしいのが、じっくりと時間をかけてしまうばかりに、良い資料ができたと思う（そう思いたい）ことに繋がってしまいがちです。 気づけば何のために資料を作成していたのかが不明瞭になり、これだと全然だめだねと一蹴されてしまいます。 整理しますと、パワーポイントから作業を始めることで３つの無駄が発生しています。 １．一貫性のない資料ができる無駄 ２．時間ばかりかかってしまう無駄 ３．自己満足に終わる無駄 これらの無駄をなるべく少なくするための方法がword、紙の活用です。 簡単にいうと、まずは言語化してから最終的にスライド化しましょうということです。 先日書いた「市場調査をする前におさえるポイント③」にある通り、まずは資料の骨子を作り、それに沿って情報を収集・整理します。 その作業をwordでベタ打ちしていくか、紙に手書きをしていきます。 情報が全て整ってから

セラー業務支援室です。 私は医薬品メーカーで営業事務として30年間働いてきました。 同じ会社で長く勤めていると、業務の変化を強く感じます。 評価基準の変化、対応方法の変化、仕事の内容の変化…。 今回のブログでは、その中でもとくに 「営業マン（ウーマン）の仕事の変化」 について書いてみたいと思います。 入社した頃、営業マン（以下「営業」）も営業事務も人数が多く、活気にあふれた職場でした。しかし今では、その人数は当時の約3分の1。 100名いた営業は30名に、3名いた営業事務は1名に――そんな状況が当たり前になりました。 もちろん、人件費削減の影響もありますが、それ以上に 働き方そのものが大きく変わった のだと感じています。 ________________________________________ ■ 30年前の会議は“手作業の塊”だった 当時の会議資料は、決まったフォーマットの数字を営業事務が手入力で更新し、紙に印刷して配布していました。 営業はその資料をもとに、会議の中で補足説明を口頭で行う―そんな流れが一般的でした。 しかし時代が進むにつれ、営業事務の正社員は減り、派遣社員へ置き換わり、ついには営業資料を営業自身が作るようになります。 その結果… • フォーマットはバラバラ • 表記ゆれや数字のミスが増える • 会議は「資料の間違い探し」からスタート • ひどい時は訂正だけで時間切れ という本末転倒な状況が何度も起きました。 この状況を避けるために、 営業は会議の“かなり前”から資料づくりに取りかかり、 会議直前には上司にチェックを依頼する―― という追加作業が常態化

セラー業務支援室です。 私は医薬品メーカーで30年間、営業事務として働いてきました。 同じ会社で長く勤めていると、さまざまな方と出会います。 その中で常に感じるのは、“個性”とは別に、育ってきた環境による世代ごとの感覚の違いです。 最近よく耳にするのが、いわゆるZ世代の若い社員からの **「Excel、できないです…」**という言葉。 その一言に、先輩や上司世代は驚いて 「えっ、できないの？」 とつい聞き返してしまいます。 ですが、ここには実は大きな“世代間ギャップ”が隠れているように思うのです。 ________________________________________ ■世代ごとに違う「Excelができる」基準 私が見てきた限り、ざっくり次のような違いがあります。 • 上司世代（50代〜） → 見やすい表を作れたら「Excelができる」 • 先輩世代（40代前後） → 関数を使って正確な数字を出し、簡単なグラフができたら「Excelができる」 • Z世代（20代） → 自動化や仕組み化までできたら「Excelができる」 つまり、同じ「Excelができる」という言葉でも、 求めているレベルも、想像している作業内容もまったく違うんですよね。 ________________________________________ ■なぜ若い世代は「Excelが苦手」と言うのか Z世代は、生まれたときから家にパソコンがあり、学校でも当然のようにパソコンを使ってきた世代です。 高校や大学でもレポート作成や発表にExcelを使う環境が整っていました。 その中で、クラスやグループには必ず

パワーポイントの資料を作っている時に、気づいたら一枚に色んな情報を詰め込んでいることありませんか？文字、画像に関わらず、情報が多ければ多いほど、相手に伝わりにくくなります。それだと、折角頑張って作ったのが水の泡ですよね。そんな時はタイトル（主題）とサブタイトル（副題≒メッセージ）から考えてみるとよいでしょう。タイトルはそのスライドは何を示しているのかを端的に表現します。例えば、「○○市場規模」や「製品Aの施策一覧」のように一目でわかるような言葉を選びます。では、サブタイトルはどうするか？そのスライドで伝えたいメッセージを要約します。記載している文言、図形、画像からどのような結論が導きだせるのか、何がいえるのかよく練りこんで、最も適した言葉を選びます。さらに一歩進むと、記載されている事象から何が示唆されるのか、次の選択、行動はどうするのか、までを意図したメッセージに進化します。一度書き起こしたメッセージをみて、So What だから何がいえるのか？事実だけを伝えているのか、その先の示唆まで導き出しているのか？考え抜くことで磨かれていきます。私も進化できるように頑張ります！

こんにちは、クウ太郎です。「やることがたくさんあるのに、何から手をつけていいかわからない」「考えがまとまらなくて、資料がうまく作れない」「自分の中では理解しているつもりなのに、人にうまく伝えられない」こういう経験、仕事をしていると本当によくありますよね。今日は、僕が「自分の強みってなんだろう」と考えた話をしてみたいと思います。僕の強みは「考えを整理する力」だった副業でいろんな方の相談に乗るようになって、気づいたことがあります。僕がお役に立てているのは、専門知識を教えることではなく、相手の考えを整理することなんです。本業ではITエンジニアとして、ものの特性を調べたり、計算結果を判断したり、そしてそれを誰が見てもわかる資料にまとめるという仕事をしてきました。この「わかりやすく整理して伝える」スキルは、5年以上かけて叩き込まれたものです。上司に何度も指摘されて、作り直して、また指摘されて——その繰り返しの中で身につきました。「考え方」は、分野が違っても同じ先日、僕のまったく専門外の分野——ものづくりの測定や計算に関する相談案件に応募してみました。「IT系のあなたに何がわかるの？」と思うかもしれません。でも僕が気づいたのは、考え方の整理は分野を問わないということなんです。専門用語は違っても、やることの本質は同じ。- 目的は何かを明確にする- 相手が知りたいことを把握する- どう見せれば伝わるかを設計するこの3つがはっきりすれば、どんな分野の仕事でも前に進めるんですよね。「伝わる」と仕事はびっくりするほどスムーズになる考えが整理されて、わかりやすい資料が作れるようになると、何が変わるか。