すべてのカテゴリ

今日もブログをご覧いただきありがとうございます。今日は、山本大平著「トヨタの会議は３０分」（すばる舎）という本を紹介します。 無駄な会議が多すぎると感じることはありませんか？ 日本企業には無駄な会議が多いと言われますが、それは間違いありません。多くの経営者もリーダーをそのことに気づいています。それが改善できないのは、会議ですべきことと会議でする必要がないことの区別がついていないからです。そのために、会議で決める必要のないことまで会議を開いて延々と議論をするのです。そして結局何も決まらないということになるのです。会議を開いていれば仕事をしている気分になるということもあります。何のための会議か分かっていないのです。 成長して少し規模が大きくなると、多くの会社では「大企業病」を発症します。社内の忖度と事なかれ主義に蝕まれ、内向きの仕事に時間をとられています。ここ数十年、日本企業はこうした状況で、欧米企業や中国企業に追い抜かされました。こうした大企業病に侵されていない日本企業がトヨタです。本質志向の骨太のコミュニケーションが今もしっかりと残っているのです。 この本で挙げられているトヨタの会議は、「忖度しない！空気を読まない！議論はストレート」です。 　Ⅰ：建設的な議論がしずらい「定例会議」は最初から行わない。 　Ⅱ：議事録は作らず、高性能のホワイトボードのプリントアウトと写真のみ　Ⅲ：５秒で状況判断！場の空気を読み取り参加者全員のマインドを整える　Ⅳ：会議で「メモなし」が暗黙のルール。メモるのは数字のみ　Ⅴ：しゃべらないのもしゃべりすぎるのもダメ。「口２耳８」の割合で対応 　Ⅵ：嫌われ

パワーポイントの資料を作っている時に、気づいたら一枚に色んな情報を詰め込んでいることありませんか？文字、画像に関わらず、情報が多ければ多いほど、相手に伝わりにくくなります。それだと、折角頑張って作ったのが水の泡ですよね。そんな時はタイトル（主題）とサブタイトル（副題≒メッセージ）から考えてみるとよいでしょう。タイトルはそのスライドは何を示しているのかを端的に表現します。例えば、「○○市場規模」や「製品Aの施策一覧」のように一目でわかるような言葉を選びます。では、サブタイトルはどうするか？そのスライドで伝えたいメッセージを要約します。記載している文言、図形、画像からどのような結論が導きだせるのか、何がいえるのかよく練りこんで、最も適した言葉を選びます。さらに一歩進むと、記載されている事象から何が示唆されるのか、次の選択、行動はどうするのか、までを意図したメッセージに進化します。一度書き起こしたメッセージをみて、So What だから何がいえるのか？事実だけを伝えているのか、その先の示唆まで導き出しているのか？考え抜くことで磨かれていきます。私も進化できるように頑張ります！

資料を作る時、いきなりパワーポイントを開いていませんか？？ 実は、もっと効率の良い方法があります。 それは Wordもしくは紙から始めることです。 私も以前は資料作りをする時にはまずパワーポイントを開いて、考えながら作りこんでいました。 最初に全体像を描かぬままに手を動かしていたので、完成後に全てを見返すとストーリーに一貫性がなく、ちぐはぐなスライドが出来上がったこともあります。 今見返しても、何が言いたいのか分からなく、色やアニメーションばかりが目に付くものもありました。 また一枚のクオリティを高めてから次のスライドに進めてようとしてしまいがちです。 その結果、時間ばかりが掛かり期限内に完成できなくなる可能性がでてきます。 さらに恐ろしいのが、じっくりと時間をかけてしまうばかりに、良い資料ができたと思う（そう思いたい）ことに繋がってしまいがちです。 気づけば何のために資料を作成していたのかが不明瞭になり、これだと全然だめだねと一蹴されてしまいます。 整理しますと、パワーポイントから作業を始めることで３つの無駄が発生しています。 １．一貫性のない資料ができる無駄 ２．時間ばかりかかってしまう無駄 ３．自己満足に終わる無駄 これらの無駄をなるべく少なくするための方法がword、紙の活用です。 簡単にいうと、まずは言語化してから最終的にスライド化しましょうということです。 先日書いた「市場調査をする前におさえるポイント③」にある通り、まずは資料の骨子を作り、それに沿って情報を収集・整理します。 その作業をwordでベタ打ちしていくか、紙に手書きをしていきます。 情報が全て整ってから