社員の方が「うつ」で休職となりそうな場面では、
感情的にも難しい対応が求められますが、
ポイントを押さえておくことで、
トラブルリスクをかなり下げることができます。
1. まず確認すべき前提（就業規則・診断書）
(1) 就業規則の確認
傷病休職に関する条文を必ず確認します。
・休職制度があるか（傷病休職の有無）
・休職事由（どのような状態のとき休職命令を出せるか）
・休職期間
・休職期間満了後の取扱い（復職可否、退職扱い等）
休職は法律上の一律ルールはなく、
就業規則で各社が定める制度です。
そのため、同じ「うつで休む」ケースでも、
会社ごとに取扱いが変わり得ます。
(2) 診断書の取得
「うつ病かどうか」は会社が判断するものではなく、医師の診断が前提です。
A)社員本人が「体調不良で休みたい」と申し出た場合
→ 医療機関受診と診断書の提出を依頼
B)会社側が様子を見て心配になった場合
→ 本人に事情を聴取したうえで「体調が心配なので、一度医師の診察を受けて、就労可能かどうか診断書をもらってください」と依頼する
診断書提出は、業務遂行能力や安全配慮義務の確認という意味で、
業務命令として求めることができますが、
費用は原則本人負担で差し支えありません。
2. 本人への初期対応（聞き方・伝え方）
(1) 何を聞いてよいか
「うつ病かどうか」を直接問い詰めるのではなく、
次の点を中心に、
落ち着いた場でヒアリングします。
・現在の症状
・困っていること（無理に深掘りしない）
・仕事で特に負担になっていること
・通院状況（医療機関名・診療科目・医師が就労についてどう言っているか）
医療情報は「要配慮個人情報」にあたるため、
業務上必要な範囲に限って、
同意を得て聴くことが重要です。
(2) 聴き取りの姿勢（ラインによるケア）
直属上司や人事担当者は、「ラインによるケア」の中核となります。
・責めない・評価しない
・途中で遮らずに聴く（積極的傾聴）
・会社として健康を心配し、治療と回復を最優先に考えていることを伝える
3. 休職か欠勤かの判断枠組み
(1) 休職と欠勤の違い（整理）
休職：
労働契約は維持したまま、
会社の命令により
一定期間「労務提供義務」を免除・禁止する制度
（賃金有無は規程による）。
欠勤：
労務提供義務はあるが、
本人都合で出勤していない状態。
原則無給ですが、
なお「在籍し就労義務はある」という扱い。
メンタル不調が一定期間続く見込みであれば、
「欠勤が続いている状態」にしておくより、
就業規則に基づき休職に切り替えておいた方が、
後々の紛争リスクは一般的に低くなります。
(2) 休職命令を出すかどうか
診断書に
・「うつ病（抑うつ状態等）」
・「当分の間就労不可」
・「○か月の療養を要する」
などの記載がある場合
→ 「業務に起因しない傷病により、相当期間労務提供ができない」事実があると考えられるため、就業規則の要件に合致すれば、会社として休職命令を出す方向で検討します。
本人が「働ける」と主張しても、診断書が「就労不可」であれば、
会社には安全配慮義務がありますので、
就労継続より休職（または少なくとも就労拒否）を優先することが原則です。
5. 初期段階で会社がしておくべき説明事項
休職命令を出す（または長期療養の可能性が高い）となった段階で、
少なくとも次の点を、書面やメールも用いて説明しておくと望ましいです。
・休職期間とその起算日・満了日
・休職中の賃金の有無
・健康保険の傷病手当金の利用可能性と、申請手続きの流れ
・社会保険料・住民税など公租公課の扱い（会社立替の有無と精算方法）
・連絡窓口（人事・産業保健スタッフ等）と、連絡頻度の目安
・治療に専念してもらうこと
・著しい遊興・アルバイト等が判明した場合の取扱い（就業規則に懲戒規定があるか確認）
・復職申出の手続き（診断書の提出、産業医面談等）
・休職期間満了時に復職できない場合の取扱い（延長の有無、退職扱いとなる可能性等）
メンタル不調者は、手続き能力が落ちていることが多いため、
傷病手当金の案内や必要書類の送付などは、
会社側で主導して行うことが望ましいとされています。
