Excelの合計が合わないのにエラーが出ない理由と、今日できる確かめ方

月末に合計を出したら、なぜか数字が合わない。

エラーは出ていないし、「####」もない。式も壊れていないように見える。

Excelで台帳を回している事務の方なら、一度はこういう月があると思います。

先日、自分が作って販売していた工事台帳Excelの旧版（2026年10月まで販売していた版）を、1つずつ点検しました。エラーは0件、「####」も0件。見た目はきれいなものでした。

ところが、打ち間違えた行を試しに入れてみたら、話が変わりました。

■ 1,000万円入れて、合計は400万円しか増えなかった

ファイルの写しの原価入力シートに、わざと次の4行を足しました。

・存在しない工事No（K-999）で100万円

・全角で打った工事No（Ｋ－００１）で200万円

・うしろに空白が入った工事No（「K-001 」）で300万円

・一覧にない区分（「材料費」ではなく「材料」）で400万円

合計1,000万円です。ところが、ダッシュボードの原価合計は2,167万円から2,567万円へ、400万円しか増えませんでした。

上の3行の600万円は、どの工事にも足されませんでした。エラーも警告も出ていません。

4行目の400万円も厄介でした。工事台帳には入るのに、区分別の集計には入りません。同じ工事の原価が、2つのシートで1,581万円と1,181万円に食い違いました。

■ なぜ止まらなかったのか

工事Noと区分の欄には、選択肢（入力規則）を付けていました。それでも止まらなかった理由は、主に3つです。

1つ目は、入力規則の「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックが外れていたことです。ここが外れていると、一覧にない値をそのまま打ち込めます。

2つ目は、貼り付けです。入力規則は、ほかの所からコピーして貼り付けた値には効きません。

3つ目は、集計の式です。SUMIFSなどは「工事Noが完全に一致する行」だけを足します。全角と半角、うしろの空白のあるなしで、Excelにとっては別の値になります。だから合計から、何の知らせもなく抜け落ちます。

今の版では、入力の制限・印刷の設定・シートの保護を入れ、同じ点検で該当なしを確かめています。

■ 今日できる確かめ方

お使いのExcelで、そのまま試せます。

1. 選択肢のある欄を選び、「データ」→「データの入力規則」→「エラー メッセージ」で、チェックが入っていてスタイルが「停止」になっているかを見る

2. 写しのファイルで、一覧にない値・全角・うしろに空白を入れた行を1行ずつ足し、合計が増えるかを見る

3. 集計の式の範囲が、入力できる最後の行まで届いているかを見る

4. 明細の合計から集計の合計を引いて0になるかを見るセルを1つ作る

5. 印刷プレビューで、実際に何枚になるかを見る

一番効くのは2番目です。きれいに見えるExcelでも、打ち間違いに強いかどうかは、入れてみるまで分かりません。

■ 自分で確かめる時間がないときは

この点検を「Excel健康診断」として出品しました。お使いのExcelを1ファイルお預かりし、18項目を点検して、見つかった問題を重い順に、直し方と実画面の赤い印つきでお返しします。元のファイルは書き換えず、マクロも動かしません。

前任の方から引き継いだExcel、毎月なんとなく合わない台帳があれば、一度見せてください。